Reflexões a partir da análise bibliométrica sobre tipos documentais, fluxos informacionais e avaliação de documentos
| Autor | Natália Marinho do Nascimento, Marta Lígia Pomim Valentim, María Manuela Moro Cabero |
| Páginas | 61-77 |
59
v. 22, n. 50, 2017.
p. 59-75
ISSN 1518-2924
Encontros Bibli: revista eletrônica de biblioteconomia e ciência da informação, v. 22, n.50, p.
59-75, set./dez., 2017. ISSN 1518-2924. DOI: 10.5007/1518-2924.2017v22n50p59
Reflexões a partir da análise bibliométrica sobre tipos
documentais, fluxos informacionais e avaliação de
documentos
Reflections from the bibliometric analysis about documents types,
information flows and documents evaluation
Natália Marinho do NASCIMENTO (natalianascimento_@hotmail.com)*
Marta Lígia Pomim VALENTIM (valentim@valentim.pro.br)*
María Manuela Moro CABERO (moroca@usal.es)**
* Doutoranda em Ciência da Informação UNESP.
** Professora do Departamento de Ciência da Informação UNESP.
** Professora do Departamento de Biblioteconomia e Documentação Universidad de Salamanca /
Espanha.
Resumo
Investigar elementos inter-relacionados que possa m trazer vantagens para as organizações é
essencial, principalmente, diante das novas demandas da gestão docume ntal nesses
ambientes. Analisa-se as citações em artigos de periódicos da área de Ciência da Informação,
a partir das seguintes palavras-chave: tipos documentais, fluxos informacionais e avaliação
de documentos, a fim de observar quais pesquisadores têm desenvolvido investigaç ões sobre
estas temáticas, buscando evidenciar se os textos apresentam algum tipo de relação entre as
três temáticas supracitadas. No que tange aos procedimentos metodológicos, a p esquisa é do
tipo descritiva-exploratória, de natureza qualiquantitativa. Nessa perspectiva, aplicou -se a
análise bibliométrica, mais especificamente a análise de citação de 28 (vinte e oito) artigos
selecionados, contemplando 489 (quatroc entas e oitenta e nove) citações. Observou-se que
apenas 73 (setenta e t rês) pesquisador es investigam as temáticas supracitadas e, destes,
apenas 4 (quatro) estabelecem algum tipo de relação entre elas. Evidencia-se a importância
de estudos que investiguem e reflitam sobre essa inter-relação e o impacto desta para as
organizações empresariais.
Palavras-Chave: Tipos documentais; Fluxos informacionais; Avaliação de documentos;
Gestão Documental.
Abstract
Investigating interrelated elements that can bring advantages to organizations is essential,
especially, given the new demands of records management in these environments. The
citations are analyzed in articles from periodicals of the Information Science area, from the
following keywords: documentary types, informatio n flows and a ppraisal, to obser ve which
researchers have d eveloped investigations about these themes, se eking to evidence if the
texts present relationship between the three themes mention ed above. As far as
methodological procedures are concerned, the research is descriptive-exploratory, of a
qualitative and quantitative nature. From this perspective, the bibliometric a nalysis was
applied, more s pecifically the citation analysis of 28 (twenty- eight) selected articles,
contemplating 489 (four hundred and eighty-nine) citations. It was observed that only 73
(seventy-three) researchers investigate the thematic mentioned above, of which on ly four
(4) establish relationship between them. Highlights the importance of studies to investigate
and reflect on this interrelationship and impact of this for business organizations.
Keywords: Documentary types; Information flows; Appraisal ; Records management.
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ARTIGO
Recebido em:
12/01/2017
Aceito em:
18/06/2017
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1 INTRODUÇÃO
Refletir sobre a inter-relação entre tipos documentais, fluxos informacionais
e avaliação de documentos é fundamental para as áreas de Arquivologia e Ciência da
Informação, uma vez que propicia observar de que maneira a gestão documental
pode contribuir para a geração de diferenciais competitivos e, assim, gerar
vantagem competitiva organizacional. Para tanto, analisou-se a literatura da área de
Ciência da Informação e Arquivologia, mais especificamente a subárea Gestão de
Documentos, a partir das seguintes palavras-chave: tipos documentais, fluxos
informacionais e avaliação de documentos, a fim de observar quem são os autores
que pesquisam sobre as referidas temáticas, se apresentam em seus textos algum
tipo de relação entre as três temáticas, bem como refletir se há algum impacto para a
geração de diferenciais significativos para a organização.
Destaca-se que são temas imprescindíveis para as áreas de Arquivologia e
Ciência da Informação, bem como para as organizações empresariais, visto que se
constituem em abordagens que evidenciam a importância de as empresas
gerenciarem eficientemente a massa documental gerada em seu ambiente,
abrangendo desde a produção, a tramitação até a destinação final: a eliminação ou
guarda permanente. Considerando que nos entornos tecnológicos atuais, existe
grande vulnerabilidade e fragilidade no que tange aos documentos eletrônicos,
acredita-se que há uma necessidade de assegurar a autenticidade, integridade,
confiabilidade e disponibilidade dos documentos. Além disso, o conhecimento sobre
os documentos ocorre mediante o conhecimento dos contextos produtivos. Dessa
maneira, a Avaliação Appraisal) está presente na norma ISO 15489-1:2016
revisada, em que dispõe no sétimo parágrafo sobre a necessidade de se
compreender as atividades de negócio, mais especificamente no item 7.3
Understanding business para determinar o modelo de gerenciamento de
documentos.
As organizações se constituem em ambientes complexos devido à vasta
quantidade de documentos e informações que nem sempre são gerenciados e
valorizados como insumo ou diferencial competitivo. Em trabalhos anteriores, foi
possível evidenciar que as organizações falham no que tange a utilização de
informações orgânicas para subsidiar o processo decisório, para garantir a
governança, alcançar o cumprimento das leis e regimentos, bem como para obter a
certificação de qualidade. Em geral, os documentos e seus tipos documentais (em
distintos suportes) - ainda não são identificados e controlados desde a sua produção,
fator que resulta na impossibilidade de realizar o mapeamento de fluxos
documentais e informacionais, consequentemente não apoiando os processos
decisórios nem os processos vinculados para garantir a confiança, transparência e
conferir a responsabilidade social da maneira que poderia/deveria ser.
A identificação de tipos doc umentais propõe alguns conhecimentos, estes
são: dos conteúdos e formas existentes; o formato mais apropriado; a estrutura e
tecnologia que devem ser usadas; como devem ser identificados e descritos; durante
quanto tempo devem ser conservados; e que nível de segurança os documentos
devem ter. Estas informações derivam-se do mapeamento dos fluxos
informacionais/documentais e da avaliação de documentos. Nesse sentido, os
conhecimentos supracitados devem ser considerados atividades necessárias para
auxiliar as organizações no acesso e na recuperação de documentos, fornecendo
continuidade digital no que tange ao am biente tecnológico digital, bem como
auxiliando o processo decisório em distintos tipos de ati vidades. Ressalta-se que as
funções arquivísticas dependem dessas três atividades, por isso mesmo se torna
essencial observar a literatura relacionada à gestão de documentos e Ciência da
Informação, mais especificamente em relação a se os pesquisadores desta temática
inter-relacionam os três enfoques, no intuito de obter uma gestão documental
eficiente.
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