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ADMINISTRAÇÃO INDIRETA - PORTARIA N° 078/2018

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Vincent
Data de publicação30 Janeiro 2018
SeçãoPODER EXECUTIVO
Número da edição27191

PORTARIA Nº 078/2018/GP/DETRAN/MT

O PRESIDENTE DO DEPARTAMENTO ESTADUAL DE TRÂNSITO DE MATO GROSSO no uso de suas atribuições legais;

CONSIDERANDO o disposto no volume VI - Sistema de Gestão Financeira - do Manual Técnico de Normas e Procedimentos do Estado de Mato Grosso, e;

CONSIDERANDO a necessidade de aprimoramento dos procedimentos administrativos

RESOLVE:

Art. 1° Padronizar as rotinas de instrução de processo para pagamento de serviço de terceiro (pessoa jurídica), através do uso de checklist (anexos).

TÍTULO I

DA ABRANGÊNCIA

Art. 2° Esta portaria abrange todos os setores desta Autarquia onde há tramitação de processos para pagamentos, sendo da seguinte forma:

I - os Checklists: anexo I - para Abertura de Processos de Pagamento Serviços de Terceiros Pessoa Jurídica, anexo II - para uso das empresas contratadas - terceirização e Anexos IV - Relatório de Acompanhamento de Fiscalização, serão aplicados pelos fiscais dos contratos.

II - o anexo III - Conformidade para liquidação e pagamento será aplicado pela Gerência de Execução Financeira.

III - o anexo V - Termo de Conferência Processual - Serviços de Terceiros PJ, será aplicado no Gabinete da Presidência desta Autarquia.

TÍTULO II

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 3° O Checklist, também conhecido como Folha de Verificação, é uma lista de itens previamente estabelecidos para certificar as condições de um serviço, produto, processo ou qualquer outra tarefa. Seu intuito é atestar que todas as etapas ou itens da lista foram cumpridos de acordo com o programado.

TÍTULO III

DAS RESPONSABILIDADES

Art. 4° São responsabilidades dos setores onde os processos são tramitados:

I - Zelar pela sua conservação. O processo deve ser mantido limpo, sem folhas ou capas rasgadas, com a numeração correta das folhas e com todos os despachos necessários à sua tramitação.

II - Certificar-se da juntada da folha do checklist estabelecido para o seu setor.

Parágrafo único: No caso de serem constatadas falhas ou incorreções, o processo deverá ser devolvido à Unidade remetente para que sejam efetuadas as correções necessárias e a certificação em despacho do ocorrido, caso seja necessário.

Art.5° Esta Portaria entrará em vigência na data de sua publicação.

PUBLIQUE-SE. REGISTRE-SE. CUMPRA-SE.

Cuiabá, 25 de janeiro de 2018.

ANEXO I

CHECK LIST PARA ABERTURA DE PROCESSOS DE PAGAMENTO

SERVIÇOS DE TERCEIROS PJ

FUNDAMENTAÇÃO LEGAL

Portaria nº 320/2017 e Portaria nº 198/2014;

Manual de Fiscalização de Contratos do Tribunal de Contas do Estado - TCE/MT (2016);

Lei nº 4302/1964 e Lei nº 8666/1993;

Manual Técnico de Normas e Procedimentos do Sistema de Aquisições (SEGES);

Decreto nº 7217/2006, e decreto nº 8199/2006;

Guia de Fiscalização de Contratos DETRAN/MT 2017;

FICHA DE IDENTIFICAÇÃO

NÚMERO DO CONTRATO:

EMPRESA CONTRATADA:

FISCAL DO CONTRATO:

FISCAL SUBSTITUTO:

PORTARIA DESIGNAÇÃO DO FISCAL: (Nº e data de publicação no DOE)

RESERVA ORÇAMENTÁRIA E NOTA FISCAL (S)

MÊS DE REFERÊNCIA:

NOTA FISCAL (S):

Nº

DATA

VALOR TOTAL

VALOR ISS

EMPENHO (S):

Nº

SALDO INCIAL

VALOR UTILIZADO

SALDO FINAL

DOCUMENTOS FORMAIS

FOLHAS

( ) NOTA FISCAL - Original atestada com assinatura e carimbo do fiscal

( ) COMPROVANTES DE ARRECADAÇÃO DO ISSQN - Nos casos de serviços prestados em municípios diferentes de Cuiabá e Várzea Grande referente a competência imediatamente anterior ao mês de referência.

( ) CÓPIA DO CONTRATO E ADITIVOS;

( ) PUBLICAÇÃO NO DIÁRIO OFICIAL - Do contrato e respectivos aditivos.

( ) PED - Pedido de Empenho

( ) EMPENHO - Previamente emitido

( ) TERMO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO E DEFINITIVO - Com parecer assinado pela comissão de recebimento - Nos casos de bens contratados com valores acima de R$ 80.000,00.

DOCUMENTOS CONTRATUAIS E LEGAIS

FOLHAS

( ) PROVA DE REGULARIDADE DOS TRIBUTOS FEDERAIS E DÍVIDA ATIVA DA UNIÃO ABRANGENDO INCLUSIVE AS CONTRIBUIÇÕES SOCIAIS (INSS);

( ) PROVA DE REGULARIDADE PERANTE A JUSTIÇA DO TRABALHO;

( ) PROVA DE REGULARIDADE JUNTO AO FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIÇO - FGTS;

( ) PROVA DE REGULARIDADE JUNTO A FAZENDA ESTADUAL - SEFAZ;

( ) PROVA DE REGULARIDADE JUNTO A DÍVIDA ATIVA DO ESTADO - PGE - Quando exigido em contrato;

( ) PROVA DE REGULARIDADE JUNTO A FAZENDA MUNICIPAL;

REGULARIDADE TRABALHISTA/PREVIDENCIÁRIA (mês anterior a referência)

FOLHAS

( ) RELAÇÃO ATUALIZADA DOS FUNCIONÁRIOS QUE EXECUTAM O SERVIÇO - Deverá conter, no mínimo: nome completo, função, data de admissão, local de lotação e horário de trabalho.

( ) FOLHA DE PAGAMENTO ANALÍTICA - relação de todos os recebimentos descontos dos funcionários;

( ) RECIBOS DE PAGAMENTOS - Holerite assinado ou comprovante de transação bancária efetivada;

( ) FOLHA DE CONTROLE DE ASSIDUÍDADE - controle de frequência individual assinada pela funcionário e pelo fiscal/gestor do DETRAN/MT. Na ocorrência de ausências/férias, anexar folha de substituto devidamente assinada (funcionário e fiscal/gestor DETRAN/MT)

( ) COMPROVANTE DE ENTREGA DO VALE TRANSPORTES;

( ) COMPROVANTE DE ENTREGA DO VALE ALIMENTAÇÃO;

( ) COMPROVANTE DE ENTREGA DO PRÊMIO POR ASSIDUÍDADE - quando exigido em convenção coletiva/planilha de custos;

( ) COMPROVANTE DE RECOLHIMENTO DE SEGURO DE VIDA - quando exigido pela Convenção Coletiva e for integrante da planilha de custos.

( ) COMPROVANTE DE ENTREGA DE UNIFORMES E EPIS - conforme previsão contratual;

( ) OUTROS COMPROVANTES DE ENTREGA/BENEFÍCIOS CONSTANTES NA CONVENÇÃO COLETIVA/PLANILHA DE CUSTO;

( ) RELAÇÃO DOS TRABALHADORES CONSTANTES NO ARQUIVO SEFIP/ GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social tendo por tomador DETRAN/MT

( ) GUIA E COMPROVANTE DO RECOLHIMENTO DO INSS; Deverá constar o comprovante de declaração das contribuições a recolher à Previdência Social e Outras entidades

( ) GUIA E COMPROVANTE DO RECOLHIMENTO DO FGTS;

( ) PROTOCOLO DE ENVIO DE ARQUIVOS - CONECTIVIDADE SOCIAL; Deverá estar em conformidade com o número de arquivo constante no comprovante de declaração das contribuições a recolher à Previdência Social e Outras entidades

( ) INFORMES/COMPROVANTES SOBRE MOVIMENTAÇÃO DE PESSOAL - Contratações (ficha de registro; CTPS: cópia autenticada em cartório ou cópia simples acompanhada da original devidamente assinada; exame médico; comprovantes de entrega de Uniformes e EPIS), férias (aviso de férias; termo de férias devidamente assinado e respectivo comprovante de pagamento) ou rescisões (cópia da CTPS com a correta anotação da rescisão de contrato; termo de rescisão devidamente assinado e comprovante de pagamento; exame demissional) do período referente ao mês de realização do serviço (Se houver) com seus respectivos documentos;

DOCUMENTO DO FISCAL

FOLHAS

( ) RELATÓRIO DE ACOMPANHAMENTO DE FISCALIZAÇÃO - Modelo DETRAN

Encaminho à Coordenadoria Financeira, os documentos (formais, contratuais e legais) acima listados, recebidos, conferidos, e atestados, como requisito necessário para o pagamento. Ciente das atribuições e responsabilidades do fiscal de contrato conforme a Portaria nº 320/2017/DETRAN/MT, dou fé do presente.

Data:

_________________________________________

Assinatura/Carimbo do Fiscal de Contrato

ANEXO II

CHECK LIST PARA USO DAS EMPRESAS CONTRATADAS - TERCEIRIZAÇÃO

CONTRATO Nº XXX/XXXX

MÊS/XXXX

Ciente da responsabilidade de manter as condições de habilitação e condições contratuais, como a regularidade fiscal, trabalhista e previdenciária, bem como o dever de comprovar recolhimento de impostos, taxas e encargos, pagamento de salários, e vale-transporte e vale alimentação. Venho por meio deste encaminhar a lista de documentos como requisito necessário para apresentação mensal junto aos processos de pagamentos protocolados no DETRAN/MT.

FUNDAMENTAÇÃO LEGAL

Portaria nº 320/2017/DETRANMT e Portaria nº 198/2014;

Manual de Fiscalização de Contratos do Tribunal de Contas do Estado - TCE/MT (2016);

Lei nº 4302/1964 e Lei nº 8666/1993;

Manual Técnico de Normas e Procedimentos do Sistema de Aquisições (SEGES);

Decreto nº 7217/2006, e decreto nº 8199/2006;

Guia de Fiscalização de Contratos DETRAN/MT 2017;

DOCUMENTOS CONTRATUAIS E LEGAIS

( ) NOTA FISCAL ORIGINAL

( ) ARRECADAÇÃO DO ISSQN - Nos casos de serviços prestados em municípios diferentes de Cuiabá e Várzea Grande referente a competência imediatamente anterior ao mês de referência da Nota Fiscal;

( ) PROVA DE REGULARIDADE DOS TRIBUTOS FEDERAIS E DÍVIDA ATIVA DA UNIÃO ABRANGENDO INCLUSIVE AS CONTRIBUIÇÕES SOCIAIS (INSS);

( ) PROVA DE REGULARIDADE PERANTE A JUSTIÇA DO TRABALHO;

( ) PROVA DE REGULARIDADE JUNTO AO FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIÇO - FGTS;

( ) PROVA DE REGULARIDADE JUNTO A FAZENDA ESTADUAL - SEFAZ;

( ) PROVA DE REGULARIDADE JUNTO A DÍVIDA ATIVA DO ESTADO - PGE - Quando exigido em contrato;

( ) PROVA DE REGULARIDADE JUNTO A FAZENDA MUNICIPAL;

REGULARIDADE TRABALHISTA/PREVIDENCIÁRIA (mês anterior a referência)

( ) RELAÇÃO ATUALIZADA DOS FUNCIONÁRIOS QUE EXECUTAM O SERVIÇO - Deverá conter, no mínimo: nome completo, função,...

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