DEFENSORIA PÚBLICA - INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI 03 2022
| Data de publicação | 10 Novembro 2022 |
| Número da edição | 28370 |
INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI - 03/2022
Versão: 01
Publicação: DOE nº 28.369 em 09/11/2022
Unidade Responsável: Unidade de Controle Interno (UCI)
I - FINALIDADE
Estabelecer e divulgar os enfoques de atuação, e orientar procedimentos para a realização de auditorias internas, desde seu planejamento até o follow-up das recomendações, no âmbito da Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso (DPEMT).
II - ABRANGÊNCIA
Abrange a Unidade de Controle Interno, como executora das atividades atinentes à Terceira Linha de Defesa, em especial as auditorias internas, e todas as unidades da estrutura organizacional da DPEMT, que ficam sujeitas a essas atividades, bem como o Defensor Público-Geral.
III - CONCEITOS
Observação:
Esta parte inclui os conceitos de interesse coletivo, sendo que no Glossário do Manual de Auditoria Interna da DPEMT constam os que são atinentes à execução dos trabalhos, os quais devem ser do conhecimento da equipe de auditores internos.
1. Atividades da Terceira Linha de Defesa
São as atividades de competência exclusiva da UCI exercidas por meio dos instrumentos de auditoria interna, inspeção de controle interno e avaliação do Sistema de Controle Interno, conforme definidas no Capítulo III da Portaria N. 0178/2019-DPG.
2. Auditoria
Em sentido amplo, auditoria é um processo sistemático de obtenção e avaliação objetiva de evidências sobre ações e eventos econômicos, legais e operacionais, para apreciar o grau de correspondência entre as afirmações e critérios estabelecidos e a comunicação de resultados a usuários interessados.
No contexto do Sistema de Controle Interno, conforme recomendado pelo Tribunal de Contas do Estado do Mato Grosso e disciplinada, no âmbito da DPEMT, pela Portaria N. 0178/2019-DPG é um exame sistemático, aprofundado e independente para avaliação da integridade, adequação, eficácia, eficiência e economicidade dos processos de trabalho, sistemas de informações e controles internos administrativos.
3. Auditoria Interna
No contexto do Sistema de Controle Interno da DPEMT, a atividade de auditoria interna é entendida como um procedimento de avaliação independente do funcionamento do SCI, com o fim de medir e avaliar a sua eficiência e efetividade. É um elemento de controle que mede e avalia os demais controles.
Inclui a análise e verificação, junto às unidades, dos documentos inerentes aos atos de gestão e dos registros contábeis, orçamentários, financeiros, operacionais e patrimoniais, baseada nos princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade, legitimidade, economicidade, eficiência e eficácia. (Artigo 37 da Constituição Federal).
De acordo com o Instituto dos Auditores Internos do Brasil (IIA Brasil):
Auditoria interna é uma atividade independente e objetiva de avaliação e consultoria, criada para agregar valor e melhorar as operações de uma organização. Ela auxilia a organização a atingir seus objetivos a partir da aplicação de uma abordagem sistemática e disciplinada à avaliação e melhoria da eficácia dos processos de gerenciamento de riscos, controle e governança.
4. Auditores internos
Servidores designados para a realização de auditorias, preferencialmente, nesta ordem, Controladores Internos, demais servidores lotados na Unidade de Controle Interno. A pedido do(a) Titular da UCI e com a determinação do DPG, poderão ser servidores de outros setores, desde que para realização de auditorias especializadas, devidamente justificada e observando estritamente o princípio da segregação de funções.
5. Achados de Auditoria
São constatações, ou seja, fatos, atos ou informações significativas observados durante determinada auditoria. É a diferença observada entre a condição encontrada e o critério de auditoria. Fundamentam-se em evidências ou provas de auditoria, as quais devem ser adequadas, pertinentes e razoáveis, de modo a servirem de fundamento aos próprios achados e às conclusões do auditor.
São situações constatadas durante a realização dos exames, que irão se constituir em item do relatório de auditoria. Qualquer fato significativo, digno de relato pelo auditor, indicando, sempre que possível, as causas, os efeitos e, quando aplicável, as normas legais ou regulamentares infringidas.
Os achados também podem ser tratados pela expressão “pontos de auditoria”.
5. Auditoria Contábil
Trabalho de auditoria interna, desenvolvido a partir dos registros e demonstrativos contábeis, com o fim principal de aferir a regularidade e efetividade das operações neles representadas. Visa, também, validar a fidedignidade dos registros e dos demonstrativos contábeis, à luz da legislação, princípios e normas aplicáveis
6. Auditoria de Conformidade
Segundo o Glossário de Termos do Controle Externo do TCU, é a auditoria que tem por objetivo o exame da legalidade e legitimidade dos atos de gestão em relação a padrões normativos expressos em normas técnicas ou jurídicas e regulamentos aplicáveis, bem como em relação a disposições de cláusulas de contratos, convênios, acordos, ajustes e instrumentos congêneres.
Pode, também, ser entendida como Auditoria de Regularidade, quando verifica a legalidade dos atos de natureza contábil, financeira, orçamentária e patrimonial, praticados pelos órgãos e entidades da Administração e também das aplicações de recursos públicos por entidades de direito privado.
7. Auditoria Operacional
É o trabalho de auditoria voltado a medir a efetividade na observância das regras gerais e dos procedimentos de controle estabelecidos nos Manuais de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle e nas Instruções Normativas do SCI.
Também é conhecida como Auditoria de Desempenho, quando avalia atividades, projetos, programas e ações governamentais, bem como entidades e órgãos públicos, quanto a aspectos de economicidade, eficiência, eficácia e efetividade, com objetivo de contribuir para o melhor desempenho da gestão pública.
8. Auditoria de Gestão
Trabalho de auditoria voltado a medir a eficiência da gestão, tomando como base os Indicadores de Controle Interno estabelecidos para cada sistema administrativo para dar suporte gestão, o acompanhamento do resultado das ações estabelecidas no Plano Plurianual, a execução orçamentária vinculada ao Plano de Trabalho Anual (PTA) e outras informações
9. Auditoria em Tecnologia da Informação
Trabalho de auditoria voltado a aferir a confiabilidade dos sistemas informatizados e a segurança dos dados e informações. Não se confunde com a utilização desses recursos como suporte às auditorias desenvolvidas sob os outros enfoques.
10. Auditorias passíveis de previsão
São os trabalhos de auditoria previstos no Plano Anual de Auditoria Interna - PAAI e se subdividem conforme a seguinte segmentação:
10.1. Auditorias Regulares
São os trabalhos de auditoria destinados a medir e avaliar a eficiência e eficácia dos procedimentos de controle interno adotados pelas Unidades Executoras do Sistema de Controle Interno. Possuem caráter preventivo e devem ser planejados e estruturados em função dos diversos sistemas administrativos, estabelecidos através da Portaria nº 0718/2019/DPG ou ato normativo que a venha substituir.
10.2. Auditorias Específicas
São trabalhos específicos, que podem vir a ser realizados em qualquer unidade da DPEMT., passíveis de planejamento baseado em critérios de relevância e materialidade, como por exemplo: exames de contratos complexos e/ou de valores relevantes, exames de processos licitatórios de maior monta, etc.
Também se incluem neste segmento os trabalhos específicos a serem realizados em qualquer unidade da estrutura organizacional voltados a aferir a regularidade na execução de convênios ou instrumentos congêneres.
10.3. Auditoria nas Contas de Gestão
Trata-se dos serviços de auditoria realizados sobre os demonstrativos contábeis e orçamentários da DPEMT, inclusive para os fins da emissão do Parecer Conclusivo do Controle Interno, que deverá compor a Prestação de Contas Anual a ser encaminhada ao Tribunal de Contas do Estado.
11. Auditorias não programáveis (Auditorias Especiais)
São aquelas que, por imprevisíveis, não integram o PAAI. São identificadas como Auditorias Especiais e referem-se às verificações a serem procedidas pela UCI quando esta julgar necessário, dentre outros casos, obter maiores subsídios para confirmar a existência de situações que lhes forem denunciadas nos termos do artigo 18 da Portaria nº 0718/2019/DPG e Seção B, do Capítulo II da instrução normativa do SCI que trata das comunicações com a UCI. Incluem o exame de outras situações não previstas, de natureza incomum ou extraordinária, realizado para atender solicitação expressa do(a) Defensor(a) Público(a)-Geral.
12. Amostragem
Processo pelo qual se obtêm informações sobre o todo, e seleciona-se apenas uma parte dos documentos, cadastro ou transações a serem examinadas. O método de amostragem é aplicado como forma de viabilizar a realização de ações de auditoria em situações nas quais o objeto da ação se apresenta em grandes quantidades ou se distribui de maneira pulverizada. A amostra é uma parte de elementos selecionada de uma população estatística, sem perda das características essenciais.
13. Avaliação do Sistema de Controle Interno
Consiste em verificar se as atividades de controle em nível de atividades, processos ou operações específicas estão apropriadamente concebidos e se funcionam de forma eficaz, de maneira contínua e coerente.
14. Economicidade
Minimização dos custos dos recursos utilizados na consecução de uma atividade, sem comprometimento dos padrões de qualidade. Refere-se à capacidade de uma instituição gerir adequadamente os recursos colocados à sua disposição (TCU, 2010; ISSAI 300).
18. Efetividade
Relação entre os resultados de uma intervenção ou programa do setor público, em termos de efeitos sobre a população-alvo (impactos observados), e os objetivos pretendidos (impactos esperados). Trata-se de verificar a ocorrência...
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