Diário Oficial Eletrônico N° 8459 do Mato Grosso do Sul, 26-06-2013
| Data de publicação | 26 Junho 2013 |
Diário Oficial
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Estado de Mato Grosso do Sul
ANO XXXV n. 8.458 CAMPO GRANDE-MS, QUARTA-FEIRA, 26 DE JUNHO DE 2013 33 PÁGINAS
SU P LE M EN T O I I
DECRETO n. 13.665, DE 25 DE JUNHO DE 2013.
APROVA O PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E A TABELA DE
TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS DAS ATIVIDADES-
MEIO PRODUZIDOS PELA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO
ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL.
O GOVERNADOR DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL, no uso da atri-
buição que lhe confere os incisos VII e IX do art. 89 da Constituição Estadual, e,
Considerando que é dever do Poder Público a gestão da documentação de
arquivo e assegurar o acesso às informações nela contida, conforme o disposto no § 2º
Considerando que ao Estado compete a definição de critérios de organização
e vinculação dos arquivos estaduais, a gestão e o acesso aos documentos de arquivo,
conforme dispõe a Lei Federal n. 8.159/1991,
DECRETA:
Art. 1º Fica aprovado o Plano de Classificação de Documentos das Atividades-
Meio da Administração Pública do Estado de Mato Grosso do Sul, constante no Anexo I
deste Decreto, a ser adotado pelos órgãos e pelas entidades da Administração Pública
Estadual.
Parágrafo único. O índice, instrumento complementar ao Plano de
Classificação de Documentos, que relaciona, alfabeticamente, as espécies documentais,
classes e subclasses, assim como os termos e expressões utilizados com maior frequ-
ência para a recuperação dos documentos, a partir das variantes de seu conteúdo e das
modalidades de sua produção, consta no Anexo II deste Decreto.
Art. 2º Fica aprovada a Tabela de Temporalidade de Documentos das
Atividades-Meio da Administração Pública do Estado de Mato Grosso do Sul, constante
no Anexo III deste Decreto, resultantes da avaliação dos documentos de arquivo produ-
zidos pela Administração Pública Estadual, definindo prazos de guarda e sua destinação.
Parágrafo único. Para a destinação dos documentos de arquivo relati-
vos às atividades-meio dos órgãos e das entidades deverá ser adotada a Tabela de
Temporalidade, referida no “caput” deste artigo, de acordo com as atividades desempe-
nhadas pelos órgãos e entidades estaduais.
Art. 3º As Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo deverão orien-
tar, acompanhar e controlar a aplicação, em suas respectivas áreas de atuação, o Plano
de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio, apro-
vados por este Decreto.
Parágrafo único. Cabe às Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo
comunicar à Superintendência de Documentação e Informação Técnico-Administrativa/
SAD e ao Arquivo Público do Estado a eventual existência de outros documentos de
arquivo produzidos em decorrência da execução das atividades-meio não indicados no
Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio
da Administração Pública Estadual.
Art. 4º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
CAMPO GRANDE-MS, 25 DE JUNHO DE 2013.
ANDRÉ PUCCINELLI
Governador do Estado
SIMONE TEBET
Secretária de Estado de Governo
THIE HIGUCHI VIEGAS DOS SANTOS
Secretária de Estado de Administração
AMÉRICO FERREIRA CALHEIROS
Diretor-Presidente da Fundação de Cultura
de Mato Grosso do Sul
ANEXO I AO DECRETO n. 13.665, DE 25 DE JUNHO DE 2013.
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL:
ATIVIDADES -MEIO
1 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
1.1 Ordenamento jurídico
Assunto: 1.1.1 Atos normativos.
Espécie Documental: 1.1.1.1 Decreto, lei, decreto-lei, estatuto, código, regu-
lamento, regimento, instrução normativa, reso-
lução, deliberação, portaria
Assunto: 1.1.2 Habilitação jurídica e regularização fiscal dos órgãos en-
tidades e empresas
Espécie Documental: 1.1.2.1 Certificado de matrícula no cadastro especifico
do INSS
1.1.2.2 Comprovante de inscrição e de situação cadas-
tral no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica -
CNPJ
1.1.2.3 Comprovante de inscrição no Cadastro de
Contribuintes do ICMS
1.1.2.4 Comprovante de matrícula na Junta Comercial
1.1.2.5 Processo de cadastramento no Fundo de Garantia
por Tempo de Serviço - FGTS
Assunto: 1.1.3 Formalização de acordos bilaterais
Espécie Documental: 1.1.3.1 Convênio, termo de cooperação, acordo, proto-
colo de intenções, termo de parceria
1.1.3.2 Processo de dissídio coletivo de trabalho
Assunto: 1.1.4 Acompanhamento e introdução de ações judiciais e admi-
nistrativas
Espécie Documental: 1.1.4.1 Expediente de acompanhamento de ação judi-
cial
1.1.4.2 Expediente de atendimento de requisições, or-
dens judiciais ou administrativas
Assunto: 1.1.5 Pareceres e uniformização da jurisprudência administra-
tiva
Espécie Documental: 1.1.5.1 Despacho normativo
1.1.5.2 Parecer, manifestações e orientações jurídicas
1.1.5.3 Parecer técnico
Assunto: 1.1.6 Assessoramento técnico-legislativo
Espécie Documental: 1.1.6.1 Leis
1.1.6.2 Mensagens à Assembleia Legislativa
1.1.6.3 Pastas de vetos
1.1.6.4 Processo de estudo de projeto de lei
1.1.6.5 Processo de indicação de proposta
1.1.6.6 Processo de projeto de lei
1.1.6.7 Processo de proposta de emenda constitucional
1.1.6.8 Requerimento de esclarecimentos sobre atos
administrativos ou normativos
GOVERNADOR
ANDRÉ PUCCINELLI
Vice-Governadora
SIMONE TEBET
Secretária de Estado de Governo
SIMONE TEBET
Secretário de Estado da Casa Civil
OSMAR DOMINGUES JERONYMO
Secretário de Estado Extraordinário de Articulação, de
Desenvolvimento Regional e dos Municípios
NELSON TRAD FILHO
Secretário de Estado Extraordinário da Juventude
HERCULANO BORGES DANIEL
Secretário de Estado de Fazenda
JADER RIEFFE JULIANELLI AFONSO
Secretária de Estado de Administração
THIE HIGUCHI VIEGAS DOS SANTOS
Secretária de Estado de Educação
MARIA NILENE BADECA DA COSTA
Secretária de Estado de Saúde
BEATRIZ FIGUEIREDO DOBASHI
Secretário de Estado de Habitação e das Cidades
CARLOS EDUARDO XAVIER MARUN
Secretário de Estado de Meio Ambiente, do Planejamento, da
Ciência e Tecnologia
CARLOS ALBERTO NEGREIROS SAID MENEZES
Secretária de Estado de Trabalho e Assistência Social
TANIA MARA GARIB
Secretária de Estado de Desenvolvimento Agrário,
da Produção, da Indústria, do Comércio e do Turismo
TEREZA CRISTINA CORRÊA DA COSTA DIAS
Secretário de Estado de Obras Públicas e de Transportes
EDSON GIROTO
Secretário de Estado de Justiça e Segurança Pública
WANTUIR FRANCISCO BRASIL JACINI
Secretária de Estado de Gestão de Recursos Humanos
EVELYSE FERREIRA CRUZ OYADOMARI
Procurador-Geral do Estado
RAFAEL COLDIBELLI FRANCISCO
RICARDO CORREA GOMES:86050494304
cn=RICARDO CORREA GOMES:86050494304, c=BR, o=ICP-
Brasil, ou=Secretaria da Receita Federal do Brasil - RFB
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1.2 Planejamento das ações de governo e controle de serviços
Assunto: 1.2.1 Formulação de diretrizes e metas de ação
Espécie Documental: 1.2.1.1 Plano, programa ou projeto
Assunto: 1.2.2 Execução, acompanhamento e avaliação de atividades
Espécie Documental: 1.2.2.1 Cronograma de atividades
1.2.2.2 Manual técnico, de procedimentos ou do usuá-
rio
1.2.2.3 Processo de constituição de comissão, conselho
ou grupo de trabalho
1.2.2.4 Processo de prestação de contas anual ao
Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso
do Sul
1.2.2.5 Relatório anual de atividades do órgão, entida-
de ou empresa
1.2.2.6 Relatório de acompanhamento de contrato
1.2.2.7 Relatório de acompanhamento de convênio,
termo de cooperação, acordo, protocolo de in-
tenções, termo de parceria
1.2.2.8 Relatório de atividades
1.2.2.9 Relatório final de mandato - prestação de con-
tas
Assunto: 1.2.3 Defesa dos direitos de usuários do serviço público
Espécie Documental: 1.2.3.1 Expediente de acompanhamento de reclamação
ou sugestão
1.2.3.2 Ofício encaminhando reclamações ou sugestões
à autoridade competente
1.2.3.3 Parecer da Ouvidoria
1.2.3.4 Processo para apuração de denúncias
1.2.3.5 Relatório estatístico de reclamações
1.3 Apoio à Administração pública
Assunto: 1.3.1 Controle de compromissos oficiais
Espécie Documental: 1.3.1.1 Agenda de compromissos oficiais
1.3.1.2 Ata de reunião
1.3.1.3 Cédula de votação de conselheiro
1.3.1.4 Convite recebido
1.3.1.5 Mala direta
1.3.1.6 Ofício autorizando funcionário ou servidor a
conceder entrevista à imprensa
1.3.1.7 Ofício convocando para reunião
1.3.1.8 Ofício solicitando agendamento de audiência
1.3.1.9 Pauta de compromissos
1.3.1.10 Pauta de reunião
1.3.1.11 Registro de convites recebidos
2 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
2.1 Assessoria de Imprensa
Assunto: 2.1.1 Compilação de notícias sobre a administração estadual
Espécie Documental: 2.1.1.1 Clipping
Assunto: 2.1.2 Divulgação das ações de governo
Espécie Documental: 2.1.2.1 Artigo, nota e notícia
2.1.2.2 Credencial de jornalista
2.1.2.3 Pauta para a imprensa
2.1.2.4 Release
2.1.2.5 Site institucional
Assunto: 2.1.3 Editoração de programação visual
Espécie Documental: 2.1.3.1 Modelo de diagramação para matérias de site
institucional
Assunto: 2.1.4 Produção de registros de imagem e som
Espécie Documental: 2.1.4.1 Registro fotográfico
2.1.4.2 Vídeo institucional - DVD
2.2 Cerimonial e Relações públicas
Assunto: 2.2.1 Relação de correspondências e comunicados
Espécie Documental: 2.2.2.1 Comunicado sobre realização de cerimônia ofi-
cial
2.2.2.2 Ofício de agradecimento, cumprimento, despe-
dida ou pêsames
2.2.2.3 Ofício para autoridade diplomática ou consular
2.3 Promoção de eventos ou cerimônias oficiais
Assunto: 2.3.1 Organização de eventos ou cerimônias oficiais
Espécie Documental: 2.3.1.1 Agenda de eventos
2.3.1.2 Convite de evento organizado por órgão esta-
dual
2.3.1.3 Credencial de evento ou cerimônia oficial
2.3.1.4 Discurso, palestra, conferência
2.3.1.5 Dossiê de evento
2.3.1.6 Expediente de solenidade rotineira
2.3.1.7 Folheto, catálogo ou cartaz de divulgação de
evento
2.3.1.8 Lista de presença em evento
2.3.1.9 Lista de presentes oferecidos e recebidos
2.3.1.10 Livro de assinatura de autoridades
2.3.1.11 Programa de solenidade, recepção oficial ou
evento
2.3.1.12 Relação de convidados para eventos ou soleni-
dades oficiais
2.4 Propaganda e marketing
Assunto: 2.4.1 Elaboração de identidade visual
Espécie Documental: 2.4.1.1 Projeto executivo de identidade visual
Assunto: 2.4.2 Contratação de agências de publicidade
Espécie Documental: 2.4.2.1 Briefing de licitação
2.4.2.2 Edital para contratação de agência de publicida-
de
2.4.2.3 Processo de contratação de agência de publici-
dade
Assunto: 2.4.3 Planejamento e controle de atividades de publicidade
Espécie Documental: 2.4.3.1 Cadastro de despesas com comunicação
2.4.3.2 Cadastro de meios de comunicação
2.4.3.3 Ofício relativo aos serviços de comunicação
2.4.3.4 Pedido de campanha de publicidade
2.4.3.5 Termo de especificação técnica de campanha de
publicidade
Assunto: 2.4.4 Análise de propostas de campanhas publicitárias ou de
eventos
Espécie Documental: 2.4.4.1 Arte final de peça de campanha publicitária
2.4.4.2 Parecer técnico sobre atividades de propaganda
e marketing
2.4.4.3 Peça de campanha publicitária
2.4.4.4 Plano de mídia
2.4.4.5 Vídeo de campanha publicitária
2.5 Produção editorial
Assunto: 2.5.1 Publicação oficial e coedição
Espécie Documental: 2.5.1.1 Livro, periódico, folheto
2.5.1.2 Projeto gráfico
3 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS
3.1 Planejamento e formulação de políticas de recursos humanos
Assunto: 3.1.1 Elaboração de estudos e pesquisas
Espécie Documental: 3.1.1.1 Estudo para aperfeiçoamento de métodos e téc-
nicas de recrutamento e seleção
3.1.1.2 Estudo para subsidiar as políticas de recruta-
mento e seleção
3.1.1.3 Levantamento sobre a necessidade de cursos
3.1.1.4 Proposta de contratação e qualificação de re-
cursos humanos
3.1.1.5 Relatório técnico de dimensionamento do qua-
dro de pessoal
Assunto: 3.1.2 Classificação e cadastramento de cargos e funções
Espécie Documental: 3.1.2.1 Decreto de fixação, extinção ou relotação de
postos de trabalho
3.1.2.2 Organograma funcional
3.1.2.3 Quadro anual de pessoal, de cargos criados,
providos e vagos
3.1.2.4 Quadro de cargos e funções
3.2 Seleção e desenvolvimento de recursos humanos
Assunto: 3.2.1 Recrutamento e seleção
Espécie Documental: 3.2.1.1 Currículo de candidato a emprego público
3.2.1.2 Processo de abertura de concurso público para
provimento de cargo mediante nomeação
3.2.1.3 Processo de aproveitamento de remanescentes
de concurso público
3.2.1.4 Provas e gabaritos de concurso público ou pro-
cesso seletivo
3.2.1.5 Relação das admissões por concurso público ou
processo seletivo
3.2.1.6 Relação das contratações por tempo determina-
do
3.2.1.7 Relação de servidores e funcionários cedidos à
Organização Social
3.2.1.8 Mandado de segurança de concurso público
3.2.1.9 Documentos exigidos ao processo seletivo para
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o credenciamento de profissionais na Escolagov.
Assunto: 3.2.2 Capacitação e aperfeiçoamento funcional
Espécie Documental: 3.2.2.1 Folha de frequência em curso
3.2.2.2 Cadastro de instrutores para ensino e treina-
mento
3.2.2.3 Cronograma de cursos
3.2.2.4 Dossiê de curso
3.2.2.5 Apostila de cursos
3.2.2.6 Certificados
3.2.2.7 Plano de atividades de desenvolvimento e capa-
citação
3.2.2.8 Processo de autorização de curso
3.2.2.9 Processo de capacitação de recursos humanos
3.2.2.10 Processo de concurso para admissão em curso
da Academia de Polícia Civil e Militar
3.2.2.11 Relatório de avaliação de curso de capacitação
ou qualificação técnica
3.2.2.12 Relatório de desempenho de participantes de
cursos
3.2.2.13 Relatório mensal de custos com cursos
3.3 Expediente de pessoal
Assunto: 3.3.1 Elaboração e registro de atos relativos à vida funcional
Espécie Documental: 3.3.1.1 Processo de acumulação de cargo ou função
3.3.1.2 Processo de mobilidade funcional
3.3.1.3 Processo de promoção por merecimento ou an-
tiguidade
3.3.1.4 Processo de promoção por bravura
3.3.1.5 Prontuário do estagiário
3.3.1.6 Relatório de movimentação do funcionário
3.3.1.7 Prontuário funcional
3.3.1.8 Processo de cedência
Assunto: 3.3.2 Elaboração de expedientes para posse, preenchimento
de função, provimento de cargo, vacância e substituição
Espécie Documental: 3.3.2.1 Livro de posse de servidores
3.3.2.2 Pedido de prorrogação de prazo para exercício
do cargo
3.3.2.3 Pedido de prorrogação de prazo para posse
3.3.2.4 Processo de exoneração de cargo
3.3.2.5 Processo de substituição de ocupante de cargo
ou função
3.3.2.6 Processo para preenchimento de função
3.3.2.7 Processo para provimento de cargo em comis-
são
3.3.2.8 Relação de substituições remuneradas
Assunto: 3.3.3 Elaboração de contratos de trabalho e atos relativos à
alteração, suspensão e rescisão
Espécie Documental: 3.3.3.1 Aviso prévio
3.3.3.2 Comunicado de dispensa ou desligamento
3.3.3.3 Contrato individual de trabalho
3.3.3.4 Pedido de demissão
3.3.3.5 Processo de admissão para prestação voluntária
de serviços
3.3.3.6 Processo de contratação de estagiário
3.3.3.7 Processo de recisão de contrato individual de
trabalho
3.3.3.8 Recibo de entrega de requerimento do seguro-
desemprego
3.3.3.9 Recibo, protocolo de dispensa
3.3.3.10 Termo aditivo ao contrato individual de traba-
lho
3.3.3.11 Termo de rescisão de contrato individual de
trabalho
Assunto: 3.3.4 Concessão de direitos, vantagens e benefícios
Espécie Documental: 3.3.4.1 Aviso de férias
3.3.4.2 Escala de férias
3.3.4.3 Pedido de retenção ou suplementação do auxí-
lio-alimentação
3.3.4.4 Processo de afastamentos ou licenças
3.3.4.5 Processo de pensão mensal do servidor público
estadual
3.3.4.6 Processo de aposentadoria
3.3.4.7 Processo de complementação de proventos de
aposentadoria
3.3.4.8 Processo de complementação do valor da pen-
são
3.3.4.9 Processo de concessão de direitos e benefícios
3.3.4.10 Processo de indeferimento de férias por neces-
sidade do serviço
3.3.4.11 Processo de concessão e incorporação de van-
tagens pecuniárias
3.3.4.12 Processo de pensão mensal ao beneficiário do
servidor público estadual
3.3.4.13 Quadro demonstrativo de pagamento de férias
3.3.4.14 Processo de reforma ou transferência para a
reserva
3.3.4.15 Recibo de entrega de vale-transporte
3.3.4.16 Recibo de entrega de auxilio alimentação
3.3.4.17 Recibo de gozo de férias
3.3.4.18 Relação de funcionários afastados
3.3.4.19 Requerimento para gozo de férias indeferidas
3.3.4.20 Solicitação de abono de férias
Assunto: 3.3.5 Avaliação de desempenho e incentivo funcional
Espécie Documental: 3.3.5.1 Formulário de avaliação de cursos de formação
e aperfeiçoamento funcional
3.3.5.2 Ata da reunião dos responsáveis pela avaliação
3.3.5.3 Boletim de desempenho para readaptação fun-
cional
3.3.5.4 Dossiê de avaliação de funcionários demitidos
3.3.5.5 Formulário de avaliação de desempenho
3.3.5.6 Processo administrativo de avaliação de desem-
penho de estágio probatório
3.3.5.7 Relatório dos processos avaliatórios
Assunto: 3.3.6 Contencioso disciplinar
Espécie Documental: 3.3.6.1 Processo administrativo para aplicação de pena
disciplinar
3.3.6.2 Processo de pedido de justificação para apura-
ção de irregularidades na conduta de oficiais
3.3.6.3 Processo de perda de posto da patente e de
graduação dos praças
3.3.6.4 Processo de revisão administrativa ou de sindi-
cância
3.3.6.5 Processo de sindicância para apuração de aban-
dono de cargo
Assunto: 3.3.7 Recolhimento de encargos sociais e contribuições
Espécie Documental: 3.3.7.1 Processo de recolhimento de contribuição para
o Plano da Seguridade Social
3.3.7.2 Processo de recolhimento de contribuição sindi-
cal
3.3.7.3 Processo de recolhimento do FGTS
3.3.7.4 Processo de recolhimento do PIS/PASEP
3.3.7.5 Relação de contribuição sindical, assistencial e
confederativa
3.3.7.6 Relação Anual de Informações Sociais - RAIS
3.4 Controle de frequência
Assunto: 3.4.1 Registro de Frequência
Espécie Documental: 3.4.1.1 Comunicado de ocorrências
3.4.1.2 Escala de serviço
3.4.1.3 Folha de registro de frequência
3.4.1.4 Ficha individual de alterações
3.4.1.5 Formulário de justificativa de falta
3.4.1.6 Pedido de abono de faltas
3.4.1.7 Planilha de controle de horas-extras
3.4.1.8 Processo de concessão de horário de estudante
3.4.1.9 Processo de concessão de horário especial
3.4.1.10 Processo de convocação de prestação de servi-
ço extraordinário de horas-extras
3.4.1.11 Cartão de ponto
Assunto: 3.4.2 Registro de atas de aposentadoria, reforma, pensão e
disponibilidade
Espécie Documental: 3.4.2.1 Processo de Contagem de Tempo
3.4.2.2 Planilha de atos concessórios de aposentadoria
3.4.2.3 Relação de atos concessórios de pensão dos
servidores civis e militares
3.4.2.4 Relação de atos concessórios de reforma ou
transferência para a reserva
3.5 Pagamento de pessoal
Assunto: 3.5.1 Elaboração de expedientes para a folha de pagamento
Espécie Documental: 3.5.1.1 Boletim informativo para elaboração da Folha
de pagamento
3.5.1.2 Guia de autorização para consignação em Folha
de pagamento
3.5.1.3 Informação judicial
Para continuar a ler
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