INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001/2021-GS/SEAD (48157)
| Data de publicação | 09 Junho 2021 |
| Número de origem | 48157 |
| Seção | PODER EXECUTIVO |
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001/2021-GS/SEAD
Estabelece as normas gerais e os procedimentos relativos à gestão de documentos e processos, ao funcionamento e utilização do Sistema Integrado de Gestão de Documentos Eletrônicos - SIGED, no âmbito da administração direta, indireta, autárquica e fundacional do Poder Executivo Estadual.
A SECRETARIA DE ESTADO DE ADMINISTRAÇÃO E GESTÃO, no exercício de suas atribuições legais, e como órgão normativo do Sistema de Arquivos e Gestão de Documentos do Estado do Amazonas - SAGED/AM, conforme dispõe o decreto 37.899, de 23 de maio de 2017, e
CONSIDERANDO a necessidade de adoção de um sistema integrado e único de autuação, produção, tramitação, consulta de documentos e processos administrativos eletrônicos, e a gestão documental para atender aos órgãos do Poder Executivo Estadual;
CONSIDERANDO o potencial de integração, aumento de eficiência, redução de custos e promoção a facilidade de acesso à informação bem como a sinergia que a Tecnologia da Informação e Comunicação proporciona.
CONSIDERANDO a Lei n° 4040, de 26 de maio de 2014, que dispõe sobre a informatização de processos eletrônico no âmbito do Poder Executivo Estadual;
CONSIDERADO o disposto no Decreto nº 42.727, de 08 de setembro de 2020, que instituiu o Sistema Integrado de Gestão de Documentos Eletrônicos - SIGED e determina que a SEAD estabeleça, detalhe procedimentos e discipline normas complementares que se fizerem necessários ao adequado cumprimento do referido Decreto, por meio de Instrução Normativa;
CONSIDERANDO a necessidade de aprimorar a eficiência, eficácia e efetividade na elaboração, tramitação, utilização e destinação dos documentos, processos e informações produzidas e recebidas pelos órgãos e entidades pertencentes à Administração Direta, indireta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo Estadual;
CONSIDERANDO as vantagens de utilização de meios eletrônicos para realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade, aumentando a produtividade e celeridade na tramitação e uma melhor resolutividade dos processos, ampliando a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e comunicação, propiciando a satisfação do público usuário; RESOLVE:
Art. 1º Estabelecer, nos termos da presente instrução normativa, às normas gerais e os procedimentos de gestão de documentos e processos administrativos eletrônicos e digitais relativos ao Sistema Integrado de Gestão de Documentos Eletrônicos - SIGED, no âmbito da administração direta, indireta, autárquica e fundacional do Poder Executivo do Estado do Amazonas.
CAPÍTULO I DEFINIÇÕES
Art. 2º Para fins desta Instrução Normativa, considera-se:
I - arquivo corrente: conjunto de documentos em trâmite, tendo suas informações registradas em qualquer suporte, seja ele físico ou digital, que é objeto de atualização e consultas frequentes pela Administração;
II - autenticação: declaração de autenticidade de um documento arquivístico, resultante do acréscimo, diretamente no documento, de elemento de verificação, ou da afirmação por parte de pessoa investida de autoridade para tal;
III - captura: conjunto de operações que visam ao registro, à classificação, à atribuição de informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais e à anexação de documento digital no SIGED;
IV - código CRC (Cyclic Redundancy Check ou verificação de redundância cíclica): código utilizado no procedimento de conferência da autenticidade de documentos assinados eletronicamente;
V - credenciamento de acesso: cadastro prévio para utilização do SIGED;
VI - documento arquivístico: aquele produzido e/ou recebido por órgãos e entidades da Poder Executivo Estadual, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos;
VII - documento temporário: documento sem caráter oficial passível de revisão, seja em sua forma ou conteúdo e exclusão;
VIII - documento digital: é o documento arquivístico armazenado sob a forma eletrônica e codificado em dígitos binários, podendo ser:
a) nato-digital: produzido originariamente em meio eletrônico;
b) digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital.
IX - documento externo: documento digital de origem externa ao SIGED, ou seja, não produzido diretamente no sistema, independentemente de ser nato digital ou digitalizado e de ter sido produzido no âmbito da Administração do Poder Executivo Estadual ou por ela recebido;
X - documento interno: documento nato digital gerado diretamente no SIGED;
XI - número único SIGED (NUP): código numérico, próprio do SIGED, sequencial, gerado automaticamente para identificar única e individualmente cada documento no âmbito do sistema;
XII - processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;
XIII - Portable Document Format (PDF): O PDF/A é um formato de arquivo para armazenamento de longo prazo de documentos eletrônicos. Baseia-se na versão 1.5 ou superior do PDF de referência da Adobe Systems Inc. (implementado no Adobe Acrobat 5 e versões posteriores) e é definido pela norma ISO 19005-1:2005;
XIV - requerimento eletrônico: envio, diretamente por usuário externo previamente cadastrado, de documentos digitais, visando a formar novo processo ou a compor processo já existente, por meio de formulário específico disponibilizado diretamente no SIGED ou em sistemas integrados;
XV - sobrestamento de processo: interrupção formal de seu andamento, em razão de determinação formal;
XVI - unidade: designação genérica que corresponde a cada uma das coordenadorias, departamentos, divisões, áreas, setores, núcleos, equipes ou quaisquer divisões ou subdivisões hierárquicas incluídas no sistema, conforme definido pelo Órgão Gestor;
XVII - usuário interno: servidor ou empregado da administração direta e indireta, bem como aquele que mantenha relação contratual com o Estado do Amazonas, detentor de perfil de acesso compatível com suas atribuições e cargo ocupado e com as devidas atribuições definidas no Art. 15, do Decreto nº 42.727, de 08 de setembro de 2020;
XVIII - usuário externo: pessoa física ou jurídica, previamente cadastrada, por meio de ato pessoal e intransferível, estando condicionado à aceitação das regras que disciplinam o uso do sistema, com a consequente responsabilização do usuário em caso de uso indevido, podendo visualizar, assinar e...
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