Plano de Classificação de Atividades e a Tabela de Temporalidade de Documentos da IJSP
| Data de publicação | 27 Fevereiro 2021 |
| Section | Suplementos |
Universidade de São Paulo
RETORIA
GABINETE DO REITOR
PORTARIA GR Nº 7656, DE 10 DE FEVEREIRO DE 2021.
Aprova o Plano de Classificação de Atividades e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Universidade de São Paulo.
O Vice-Reitor da Universidade de São Paulo, no exercício da reitoria, usando de suas atribuições legais, nos termos do artigo
42, I, do Estatuto, e considerando:
– a Portaria GR nº 3.989, de 26 de maio de 2008, que institui o Sistema de Arquivos da Universidade de São Paulo e aprova, em
seu artigo 9, seus instrumentos de gestão (Tabelas de Temporalidade de Documentos da USP; Plano de Classificação das Atividades
da USP; Glossário de Espécies e Tipos Documentais da USP);
– o Decreto Estadual nº 48.897, de 27 de agosto de 2004, que dispõe sobre os Arquivos Públicos, os documentos de arquivo
e sua gestão, os Planos de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São
Paulo, bem como define normas para a avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivo;
– o Decreto Estadual nº 58.052, de 16 de maio de 2012, que regulamenta a Lei Federal nº 12.257, de 18 de novembro de
2011, que regula o acesso a informações e dá providências correlatas, dentre as quais altera, em seu artigo 11, a denominação das
Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo para Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA; e
– as Portarias GR nº 5.082, de 20 de agosto de 2012, e nº 6.528, de 25 de março de 2014, que instituem e consolidam a Comis-
são de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA-USP, baixa a seguinte
PORTARIA:
Artigo 1º – Ficam aprovados os instrumentos de gestão: Plano de Classificação de Atividades e Tabela de Temporalidade de
Documentos da Universidade de São Paulo, elaborados pela equipe técnica do Arquivo Geral da USP, com a colaboração de servidores
de diversas Unidades ou Órgãos.
Parágrafo único – Os instrumentos de gestão são acompanhados por texto introdutório que auxilia em seu entendimento e uso.
Artigo 2º – Ficam revogados os instrumentos de gestão: Tabelas de Temporalidade de Documentos da USP e Plano de Classifi-
cação das Atividades da USP constantes do artigo 9 da Portaria GR nº 3.989, de 26 de maio de 2008.
Parágrafo único – O instrumento de gestão Glossário de Espécies e Tipos Documentais da USP, aprovado pelo artigo 9 da Portaria
GR nº 3.989, de 26 de maio de 2008, permanece vigente.
Artigo 3º – Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação (Proc. USP nº 17.1.16088.1.6).
Reitoria da Universidade de São Paulo, 10 de fevereiro de 2021.
Antonio Carlos Hernandes
Vice-Reitor no exercício da reitoria
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE ATIVIDADES
e TABELA DE TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS DA
UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO
Atualização: 2019
Publicação: 2021
Coordenação
Profª Drª Johanna Wilhelmina Smit
Equipe Técnica
Ana Silvia Pires
Lílian Miranda Bezerra
Marli Marques de Souza Vargas
Revisão
Eliana Rotolo
Diagramação
Bruno Lazzarini Teodoro
Equipe do Arquivo Geral
Drª Bárbara Júlia Menezello Leitão (Chefe Técnico de Divisão)
Arize Araújo Pinheiro
Jorge Eduardo Pires Silva
Luiz Jaime da Silva
Maria Cristina de Oliveira Costa
Neurilene Gomes da Silva
Valdir de Araujo Vieira Junior
Bruna Pereira da Silva (estagiária)
Guilherme Carvalho Santos (estagiário)
Gustavo de Souza Lopes Pereira (estagiário)
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE ATIVIDADES
e TABELA DE TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOSDA UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO
Introdução técnica
1 Resumo histórico
2 Gestão de documentos
3 Atualização dos instrumentos de gestão
4 Plano de Classificação
4.1Funções: macroestrutura do Plano de Classificação
4.2Subfunções
4.3Atividades
4.4Informações complementares
5 Tabela de Temporalidade dos Documentos (TTD)
5.1Função
5.2Subfunção
5.3Atividade
5.4Documento
5.5Prazo de guarda (em anos) no Arquivo Corrente (AC)
5.6Prazo de guarda (em anos) no Arquivo Intermediário (AI)
5.7Destinação: Eliminação (E)
5.8Destinação: Guarda Permanente (P)
5.9Observações
6 Metodologia adotada
6.1Base referencial
6.2Estratégias adotadas
6.2.1 Relação entre Plano de Classificação e TTD
6.2.2 Constatação de diversidade de procedimentos
6.2.3 Espécies documentais não mencionadas na TTD
6.2.4 Lógica aplicada aos “contrários”
6.2.5 Atividades que geram uma grande quantidade de documentos ou registros
7 Rotina de atualização do Plano de Classificação e da TTD
8 Agradecimentos
1 RESUMO HISTÓRICO
Os instrumentos de gestão de documentos (Plano de Classificação de Atividades e Tabela de Temporalidade dos Documentos – TTD) têm,
por função, identificar os documentos de tal forma a dirimir dúvidas quanto à sua descrição, e visam localizá-los a qualquer momento;
controlar o fluxo do processo; conhecer o tempo de guarda de cada documento e a partir de qual data seria permitida sua eliminação, além
de preservar e garantir a memória institucional.
Em 1997, quando da implantação do Sistema de Arquivos da USP (SAUSP), a Universidade adotou três instrumentos de gestão de
documentos previstos noartigo 13 da Portaria GR 3083/97:
•Tabelas de Temporalidade dos Documentos (TTDs);
•Plano de Classificação deAtividades;
•Glossário de Espécies, Formatos e Tipos Documentais.
As TTDs 1acompanhavam a hierarquia organizacional que reinava na USP naquele momento. Nota-se, no entanto, que a organização
administrativa frequentemente se altera pela junção, extinção ou criação de serviços, ou pela mudança de nomenclatura e/ou atribuições das
“caixinhas” do organograma, que representam cargos, setores, funções. Ao mesmo tempo, é evidente que as funções desempenhadas pela
USP não mudam na mesma velocidade, embora ao longo do tempo a incorporação de novas funções ocorra. As mudanças funcionais -
funções exercidas pelas diferentes Unidades ou Órgãos - são muito menos frequentes do que as mudanças organizacionais, e é por esta
razão que praticamente todos os sistemas de arquivos - brasileiros e estrangeiros - optam por uma organização funcional dos instrumentos
de gestão, identificando e nomeando as funções e as atividades exercidas em cada contexto.
Desde o início, o Plano de Classificação de Atividades da USP foi organizado de acordo com uma matriz funcional, ou seja: as atividades
foram organizadas tendo em vista sua contribuição para o exercício das funções finalísticas (ensino de graduação, pós-graduação, pesquisa,
cultura e extensão universitária), bem como das funções-meio (gestão de recursos humanos, materiais, financeiros, informacionais,
tecnológicos etc.), que fornecem o necessário suporte àquelas.
Por ocasião da implantação do SAUSP - tendo em vista inclusive o exíguo tempo determinado para a elaboração dos instrumentos de gestão
(22 meses, entre 1996 e 1997) e a inexistência desses instrumentos na Universidade -, optou-se pela lógica estrutural para a TTD e por uma
abordagem funcional para o Plano de Classificação. A importância dessa iniciativa foi inegável, e determinou a filosofia do SAUSP com
relação à gestão documental.
1 Doravante designadas de forma simplificada, TTD.
2 GESTÃO DE DOCUMENTOS
A gestão documental é composta por um conjunto de procedimentos e regras que disciplinam o trato do documento público, e garantem a
racionalidade e a preservação do poder de prova dos conjuntos documentais e/ou registros institucionais. Ela visa:
ÎGarantir a autenticidade dos documentos por meio da preservação de seu valor de prova, não no sentido estrito formal e jurídico da
expressão, mas no sentido de “prova das atividades realizadas pela administração pública”, o que significa que os diferentes
procedimentos devem ser explicitados: despacho, arquivamento, desentranhamento, juntada de documentos, numeração de folhas
do processo etc.
ÎIdentificar o momento acertado em que os documentos devem ser eliminados -de acordo com a legislação e a prática -, sem risco de
perda de informação importanteÆfunção da TTD.
ÎPreservar os documentos identificados como sendo de guarda permanente, porque provam: a) a aquisição de direitos: por exemplo,
alunos de graduação têm o direito de pedir uma 2ª via do diploma, a qual só pode ser expedida após a verificação em registros
institucionais; b) o cumprimento de deveres: por exemplo, os cursos de graduação foram efetivamente oferecidos?); c) a
história/memória institucional:como as decisões foram tomadas? Em qual momento? Por quê?
ÎFornecer, em nome da Universidade e dentro dos prazos previstos por lei, as informações solicitadas pela sociedade, amparada na
Lei de Acesso à Informação (LAI).
ÎTratar os documentos pessoais ou sigilosos de modo a restringir-lhes o acesso indiscriminado.
ÎLocalizar e rastrear os documentos, função básica de qualquer sistema de arquivos, que pressupõe uma identificação
suficientemente distintiva de cada documento para que o controle do trâmite ou do arquivamento possa cumprir seu papel Æfunção
do Plano de Classificação aliado ao Sistema de Protocolo.
ÎGerir todos os documentos e registros produzidos pela administração sob as mesmas regras que compõem a gestão documental,
independentemente se em meio tradicional (papel) ou digital, pois todos cumprem finalidade institucional.
3 ATUALIZAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE GESTÃO
Por várias razões impõe-se a atualização do Plano de Classificação e da TTD:
•Desatualização de informações, visto que a instituição vivenciou alterações ao longo do tempo;
•Previsão de informatização maior dossistemas de produção e gestão de documentos;
•Entrada em vigor da Lei de Acesso à Informação, que atribui maior visibilidade e responsabilidade à gestão de documentos (Lei
12.527, de 18 de novembro de 2011,e o Decreto Estadual 58.052, de 16 de maio de 2012);
•Imprecisões detectadas na versãode 1997 e que agora são corrigidas.
4 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
OPlano de Classificação organiza o universo documental, sistematizando as atividades que geram documentos. O objetivo é agrupar os
documentos, relacionando-os à função, subfunção e atividade responsável por sua produção e acumulação, e garantir a preservação do
contexto de produção dos documentos. O Plano de Classificação ordena o universo documental de forma lógica, alinhado à cultura
institucional e organizacional,e dispõe de um “mapa” geral das atividades desenvolvidas pela USP.
O Plano nomeia e organizaas funções, subfunções e atividades desenvolvidas.
4.1 Funções: macroestrutura do Plano de Classificação
O plano compreende as funções “finalísticas” (ensino, pesquisa e extensão) e as funções-meio. Visto que todas são igualmente importantes
para que a USP cumpra sua missão, compôs-se uma lista únicaa seguir:
AAdministração geral e organização da Universidade MRecursos tecnológicos
BCultura e extensão universitária NRecursos orçamentários e financeiros
CEnsino de graduação PRecursos humanos
DEnsino de pós-graduação QPesquisa
EEducação infantil, ensino fundamental,médio e técnico RAssistência à saúde humana
FDocumentos e acervos SAssistência à saúde animal
GEspaços físicos e infraestrutura TPermanência estudantil e promoção social
JMateriais e patrimônio UAtividades físicas e esportivas
LRecursos agropecuários VComunicação e divulgação institucional
Tendo em vista que várias letras que identificam funções estão emvigor desde 1997 e foram incorporadas à memória coletiva dos servidores,
a sua distribuição inicial foi mantida, embora o título de várias funções tenha sido levemente alterado. Cumpre ainda acrescentar que, desde
1997, duas letras não têm sido utilizadas (I e O) para evitar serem confundidas com os números 1 e 0, além das letras K, W e Y.A função H,
de 1997 (Gestão de bens móveis), foi incorporada à função J (Materiais e patrimônio); a f unção T introduziu a noção de Permanência
estudantil; e a função X, de 1997 (Serviços: produção e reprodução de documentos), foi incorporada, no que coube, às funções F
(Documentos e acervos), M (Recursos tecnológicos) e V (Comunicação e divulgação institucional) da versão atual. As funções H e X,
portanto, e a função Z,de 1997, deixaram de existir.
4.2 Subfunções
As funções são executadas por meio de ATIVID ADES. Estas, para efeito organizacional e pragmático, são aglutinadas em S UBFUNÇÕES.
O plano organiza-sede modo hierárquico. Por exemplo:
FUNÇÃO CULTURA E EXTENSÃO UNIVERSITÁRIA
Subfunção Gestão de atividades de formação profissional eeducação continuada
Atividades Oferecimento de atividades de formação profissional
Oferecimento de atividades de educação continuada ou cursosde difusão
FUNÇÃO RECURSOS HUMANOS
Subfunção Controle de frequência de recursos humanos
Atividades Controle de frequência
Concessão de afastamento
Solicitação de horário de estudante
4.3 Atividades
Os procedimentos realizados para que as funções aconteçam denominam-se ATIVIDADES: esta é a ponta visível do iceberg relativa ao
funcionamento institucional, pois um pedido de dispensa de disciplina ou de férias de um funcionário (encaminhado por via tradicional ou via
sistema) constitui atividade que deve ser documentada para que surta efeito. Este é um ponto muito importante da teoria arquivística: o
documento ou o registro é elaborado para surtir um efeito,e se não for elaborado, alguma atividade não será viabilizada/realizada!
Sem documento/registro, nada acontece!
O Plano de Classificação hierarquiza, portanto, as atividades geradoras de documentos, tendo em vista o universo e as missões da USP, e
navega do geral para o específico ou, ao se adotar outro ponto de vista, do específico para o geral.
A Seção 5.3 descreve a diferença entre “atividades vinculadas” e “atividades relacionadas”.
Hierarquia do geral (função)
para o específico (atividade)
ou, no sentido inverso, do
específico (atividade) para o
respectivo aspecto geral
(função), com atividades
aglutinadas em subfunções.
Hierarquia do geral (função)
para o específico (atividade)
ou, no sentido inverso, do
específico (atividade) para o
respectivo aspecto geral
(função), com atividades
aglutinadas em subfunções.
SUPLEMENTO
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Volume 131 • Número 40 • São Paulo, sábado, 27 de fevereiro de 2021
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4.4 Informações complementares
O Plano ainda contém outras informações indispensáveis ao seu entendimento e aplicação. Trata-se de informações que complementam as
subfunções ou atividades. Estas informações são identificadas por siglas ou símbolos, a saber:
NE (Nota Explicativa)
Explicitação concisa relativa ao emprego de um descritor (= enunciado de uma subfunção ou atividade) e que pode se apresentar, às
vezes, na forma de uma definição a ser considerada no contexto específico ao qual o Plano se refere. Por exemplo:
G1.01 Regulamentação de atividades referentes a espaços físicos e à infraestrutura
NE Regulamentação produzida pela Universidade.
Q3.02 Controle de registro dapropriedade intelectual
NE Inclui registro de marcas, patentes, software, direitos autorais, bem como regularização de pesquisas com finalidade de
assegurar a propriedade intelectual.
ÎCorresponde a uma orientação
Trata-se de uma orientação com o intuito de aumentar a consistência na adoção de códigos de classificação.A orientação começa pelo
termo “classificar”, e supõe que a identificação da atividade leve o servidor à determinada classificação, enquanto a atividade em
questão deve ser classificada em outro código. Por exemplo:
F7.01 Acompanhamento de programasreferentes a documentos e acervos
NE Inclui organização de programas educativos
ÎClassificar exposiçõesde documentos e acervos em F6.05 e eventos de divulgação em B2.01.
N4.02 Acompanhamento de execução financeira de convênios celebrados com órgãos da esfera federal
ÎClassificar a execução financeira com verba de agências de fomento emN4.03.
USE
Identifica termos não adotados, mas reconhecidos pela frequência de uso. Aplica-se particularmente aos sinônimos, quando o termo A
é adotado pe lo Plano em detrimento do termo B. Neste caso, o termo Aé usado também pa ra designar aquilo que seria identificado
pelo termo B.Por exemplo:
C3.09 Colação de grau
Formatura USE Ata de colação de graupara graduação
5 TABELA DE TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS
ATTD tem por função racionalizar a gestão de documentos, ou seja:
a) garantir a guarda de documentos pelo prazo necessário por razões jurídicas, informacionais ou de memória;
b) preconizar a eliminação de documentos quando sua utilidade não é mais evidente. Em se tratando de documentos físicos, a aplicação da
TTD objetiva eliminar documentos desnecessários e garantir a preservação de documentos necessários. Embora o fator “espaço ocupado”
não seja tão relevante quando se trata de documentos ou registros digitais, a identificação de documentos ou registros de guarda permanente
continua igualmente importante, pois pressupõe cuidados especiais com relação à cadeia de custódia, que almeja preservar sua
autenticidade e as condições para seu acesso futuro,questões as quais não se pode perder de vista quando o que está em jogo é a memória
institucional.
Para determinar o tempo durante o qual os documentos têm utilidade, deve-se levar em conta a legislação ou regulamentação pertinente,
acrescida de conhecimento sobre o período de tempo em que se recorre ao documento e sobre a cultura institucional. Além disso, é preciso
também avaliar se o documento garante direitos; se é importante para a memória da Universidade/Órgão; se duplica com outro; sobre quem
recai a obrigação de preservá-lo etc. Ou seja, a função administrativa e informacional (e, conforme o caso, histórica) do documento é avaliada
e complementada pelas determinações legais de sua guarda, se existentes.
A TTD está organizada sob a forma de tabela, seguindo a ordem das funções, subfunções e atividades estabelecidas pelo Plano, com os
seguintes campos:
000000 (FUNÇÃO)
000000 (SUBFUNÇÃO)
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA (em anos)
DESTINAÇÃO OBSERVAÇÕES
Arquivo
Corrente
Arquivo
Intermediário
A seguir, detalhes sobreo escopo de cada campo, acrescido de exemplos.
5.1 FUNÇÃO
Conforme acima referido, os documentos produzidos ou recebidos pela USP são organizados pela função para a qual concorrem.
Exemplo ENSINO DE PÓS-GRADUAÇÃO
Exemplo MATERIAIS E PATRIMÔNIO
5.2 SUBFUNÇÃO
Desdobramento da função.
Exemplo ENSINO DE GRADUAÇÃO (função)
Estabelecimento de políticas e diretrizes para o ensino de graduação
Gestão de ingresso de alunos de graduação subfunções
Criação e funcionamento de cursos de graduação
5.3 ATIVIDADE
Desdobramento da subfunção. Considera-se como atividade a ação, encargo ou o serviço decorrente do exercício de uma função e
respectiva subfunção. Sob a ótica arquivística, os documentos são produzidos para viabilizar atividades e/ou para provar que as atividades
foram executadas.
Exemplo ENSINO DE GRADUAÇÃO (função)
Criação e funcionamento de cursosde graduação (subfunção)
Criação de curso de graduação
Elaboração de estrutura curricular de curso de graduação atividades
Reconhecimento de curso de graduação
ÎMuitas vezes uma atividade, tal como identificada na TTD, pressupõe uma série de atos, cada qual registrado sob a forma de um ou
mais documentos - tradicionais ou registros de sistema corporativo -, todos concorrendo para a realização de uma única atividade,
como por exemplo, a criação de um curso de graduação. Atividades posteriores, que têm por base a atividade inicial (não há
oferecimento, extinção ou reformulação sem que tenha havido inicialmente uma criação de curso de graduação), são consideradas
“atividades vinculadas”, pois somente em seu conjunto poderão ser devidamente contextualizadas e entendidas. Uma atividade
vinculada forçosamente faz referência à atividade inicial que ela confirma, revoga ou altera. Por essa razão, a nomeação da atividade
“criação de curso de graduação” é completada por uma nota explicativa (NE) que identifica a amplitude dada à atividade: “NE Inclui
extinção e reformulação de curso de graduação, habilitação, curso interunidades e licenciatura”. Mantém-se reunido, dessa forma,
o histórico da atividade.
Exemplo PESQUISA (função)
Fomento à pesquisa (subfunção)
Solicitação e controle de bolsas de pesquisa
Solicitação de apoio financeiro à pesquisa atividades
ÎAs diferentes atividades subordinadas a uma subfunção não são consideradas “atividades vinculadas”, mas “atividades
relacionadas”, pois viabilizam atividades diferentes que, em seu conjunto, corporificam a realização da subfunção. No exemplo
acima, tanto o controle de bolsas de pesquisa quanto a solicitação de apoio financeiro à pesquisa corporificam facetas do fomento à
pesquisa.
5.4 DOCUMENTO
Nessa coluna são identificados os documentos gerados pela atividade, independentemente do suporte (papel, papel fotográfico, meio digital)
ou tecnologia utilizada para a produção do documento (impressora, caneta, computador etc.). Uma atividade pode gerar um único documento
ou vários, e é importante nomeá-los com precisão tanto quanto possível, iniciando pela nomeação da espécie documental, acrescida da
nomeação da atividade.
ÎEspécie documental:“Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele
contidas”2.Uma ata, por exemplo, sempre indica data, local e pessoas presentes, bem como as discussões e/ou decisões havidas.
ÎTipo documental:“Configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou”3.A USP produz atas de
concursos públicos, de posse, de realização de reunião, de licitação etc.
Espécie documental + nomeação da atividade = tipo documental
No entanto assume-se que, em alguns casos, a nomeação dos documentos pauta-se pela cultura organizacional, afastando-se da almejada
precisão ou correção gramatical.
O conjunto de documentos do mesmo tipo compõe uma série documental:“C
onjunto de documentos do mesmo tipo documental produzido
por um mesmo órgão, em decorrência do exercício da mesma função, subfunção e atividade e que resultam de idêntica forma de produção e
tramitação e obedecem à mesma temporalidade e destinação.” (DECRETO48.897/2004, Artigo 12).
ÎAs atas de reunião de colegiados realizadas em 2005 exemplificam o conceito de série documental. As decisões sobre o destino dos
documentos se faz tendo sempre por base as séries documentais, e nunca os documentos isolados, descontextualizados. A TTD
determina o destino das séries documentais dispondo a partir de qual momento a série pode ser encaminhada ao Arquivo
(Intermediário ou Permanente) ou eliminada, conformemais bem detalhado abaixo.
Todos os documentos de mesma tipologia (por exemplo, as atas de reunião de colegiados) compõem uma série documental identificada pelo
ano de sua produção (por exemplo, Atas de reunião de colegiados– 2005).
ÎUma atividade pode gerar diferentes tipos documentais, com diferentes tempos de guarda e destinos. Visando simplificar a
identificação dos documentos de guarda permanente (por razões jurídicas,informacionais e/ou de memória institucional), propôs-se a
criação de séries documentais separadas para documentos de guarda permanente e de guarda provisória. Note-se, por exemplo, a
proposta de separação dos documentos gerados pelo oferecimento de um curso de difusão:
2 CAMARGO, A. M. de A.; BELLOTTO, H. L. (Org.). Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros, Núcleo Regional de São Paulo: Secretaria de
Estado da Cultura, 1996.
3 Ibidem.
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA (em anos)
DESTINAÇÃO OBSERVAÇÕES
Arquivo
Corrente
Arquivo
Intermediário
B3.02
Oferecimento de
atividades de
educação
continuada ou
cursos de difusão
B3.02.01
Processo de planejamento para atividade de educação continuada ou
curso de difusão. Pode incluir edital, material de divulgação, modelo de
prova, lista de inscritos, de classificados, resultado final, recurso e
parecer.
vigência 1 Guarda
Permanente
Especificar o nome da
atividade no detalhamento.
A vigência esgota com o
término da atividade.
Preservar um exemplar do
material de divulgação. Caso
não seja possível a guarda
física junto ao processo,
consultar o Arquivo Geral da
USP.
B3.02.02
Pasta de inscrição e seleção para atividade de educação continuada ou
curso de difusão. Pode incluir formulário de inscrição, documentos (de
acordo com o edital), lista de presença e provas preenchidas.
vigência 1 Eliminação
Classificar os documentos dos
candidatos aprovados em
B3.02.03.
Os documentos pessoais dos
candidatos não aprovados
ficam disponíveis para retirada
por 1 ano, a partir da
divulgação do resultado final,
quando esgota a vigência.
B3.02.03 Prontuário de aluno em atividade de educação continuada ou curso de
difusão. Pode incluir documentos pessoais e acadêmicos, e provas. vigência 2 Eliminação A vigência esgota com o
término da atividade.
ÎNo exemplo acima, separam-se os documentos de guarda permanente daqueles de guarda provisória, os quais, apesar de
essenciais durante o oferecimento do curso, não necessitam ser guardados, pois o curso encerroue todos os trâmites relacionados a
ele foram efetuados. A adoção do critério de separação dos documentospossui cunho eminentemente prático, pois visa evitar que se
reúnam documentos de guarda permanente com outros que poderão se r eliminados a partir de determinado momento. A reunião de
todos geraria invariavelmente a guardadesnecessária de sua totalidade ou sua eliminação indevida.
5.5 PRAZO DE GUARDA (EM ANOS) NO ARQUIVO CORRENTE (AC)
Tempo no qual o documento fica à disposição de quem o produziu, quando ainda em tramitação ou aguardando decisões. Na Arquivologia,
esta fase é denominada “Arquivo Corrente”. O tempo é expresso em anos ou em termos de
- vigência:período no qual os documentos permanecem efetivos;
- situações temporárias:por exemplo, “Até a aprovação das contas”.
A contagem do tempo inicia na data em queo documento é produzido.
É importante distinguir os documentos que permanecem isolados (cópias de documentos que integram processos ou documentos mantidos
no serviço para controle, referência ou informação) daqueles que integram processos. A lógica a ser aplicada é a seguinte:
Îdocumentos que integram processos: o prazo de guarda é o tempo do processo. Porexemplo:uma vez tramitado um documento
de alteração de horário de trabalho, este será incorporado ao processo de contrato do servidor e, portanto, sua temporalidade será a
do processo de contrato;
Îdocumentos mantidos de forma isolada e documentos avulsos, não incorporados a processos: vale o prazo estabelecido
pela TTD. Por exemplo: em muitas Unidades/Órgãos, as atas de reunião de colegiados não são inseridas em processos, mas uma
vez aprovadas, integram uma “pasta”específica, e sua temporalidade é determinada pela TTD.
ÎA OBRIGAÇÃO DE GUARDA - PELO TEMPO DISPOSTO PELA TT D - recai sobre o serviço que PRODUZIU o documento, ou sobre
o Arquivo Corrente da Unidade/Órgão. Se o documento foi produzido por um ente externo à USP, a obrigação de guarda é da
Unidade ou Órgão que o recebeu para providências.
5.6 PRAZO DE GUARDA (EM ANOS) NO ARQUIVO INTERMEDIÁRIO(AI)
Assim que o documento surtir efeito ou quando a questão for encerrada, o documento pode ser arquivado. Na Arquivologia, esta fase é
denominada “Arquivo Intermediário”, e caracteriza-se por ser um período em que o documento aguarda o seu destino - ser eliminado ou
recolhido ao Arquivo Permanente-, cumprindo prazos de prescrição ou precaução.
ÎPrazo de prescrição:Intervalo de tempo durante o qual se pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos
eventualmente violados. O tempo de guarda dos documentos será dilatado sempre que ocorrer a interrupção ou suspensão da
prescrição, em conformidade com a legislação vigente (DECRETO 48.897/2004, Artigo 22).
Uma apólice de seguro de carro, por exemplo, vale por 365 dias. No 366º dia a apólice prescreve, e não mais será possível invocá-la
em processo judicial. O carro fica desprotegido se a apólice não tiver sido renovada. A prescrição também acontece quando ocorre a
extinção da possibilidade de o Estado punir o auto r de um crime/contravenção por aquele não ter exercido o seu direito de ação no
tempo legal, ou por não ter efetivado a condenação imposta.
ÎPrazo de precaução:Intervalo de tempo durante o qual se guarda o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo
para guarda permanente (DECRETO48.897/2004, Artigo 22).
Os documentos fiscais mencionados na Declaração de Imposto de Renda, por exemplo, devem ser guardados por 5 anos.
ÎA contagem de prazo inicia em 2 janeiro do ano subsequente ao arquivamento do documento. Caso o documento seja desarquivado
para inclusão de novas informações (exceto para consulta), a contagem detempo recom eça.
Segundo a TTD, a série “Lista de presença em disciplina de graduação” (C3.05.02) deve ser guardada por 1 ano no Arquivo Corrente
e 6 anos no Arquivo Intermediário, para ser eliminada em seguida. Imagine-se que os documentos produzidos e acumulados em 2005
sejam transferidos para o Arquivo Intermediário em 2 janeiro de 2006. No decorrer de 2007, por alguma razão, a série recebe um novo
documento, até então considerado extraviado. A juntada do novo documento acarreta o reinício da contagem, ou seja, os 5 anos no
Arquivo Intermediário começam a contar - após a juntada -, em 2 de janeiro de 2008, e caso a série permaneça inalterada nos 5 anos
seguintes, ela poderá ser eliminada a partir de 2 de janeiro de 2013.
ÎA OBRIGAÇÃO DE GUARDA - PEL O TEMPO DISPOSTO PELA TTD - recai sobre o Arquivo da Unidade ou Órgão que produziu ou
recebeu o documento.
Os conceitos acima se aplicam aos documentos ditos tradicionais, ou seja, produzidos em suporte papel. Sabe-se que a USP produz hoje
uma percentagem de documentos ou registros em formato digital em meio ainda à produção de documentos tradicionais, muitas vezes até
por força de lei. Estamos, portanto, vivenciando uma produção híbrida de documentos e registros. A gestão de do cumentos digitais encerra
algumas peculiaridades,4mas não nega a teoria e os procedimentos arqu ivísticos. Entretanto, no que diz respeito ao conceito de “Arquivo
Intermediário”, é possível conceber uma flexibilização com relação aos lugares de guarda dos documentos digitais. Por essa razão,é
possível imaginar que documentos digitais passem diretamente da fase corrente à permanente, sem que isto signifique a transferência física
de documentos ou registros, ma s antes reafirma a imperiosa necessidade de identificação de documentos ou registros que podem compor
documentos de fase permanente.
5.7 DESTINAÇÃO:ELIMINAÇÃO (E)
A eliminação do documento em qualquer suporte - desde que prevista pela TTD - segue legislação específica, pois documentos gerados
pela administração pública devem ser eliminados de acordo com normas. O processo de eliminação pode ser iniciado a partir do
cumprimento da soma dos tempos de guarda previstos nas respectivas colunas integrantes da TTD. A aplicação da TTD deve seguir o
disposto pela Deliberação CADA 01/2017.
É importante lembrar que a eliminação de documentos não constitui uma obrigação, mas uma recomendação, visando evitar o acúmulo
desnecessário de documentos.Dos documentos destinados à eliminação serão selecionadas amostragens5para guarda permanente.
5.8 DESTINAÇÃO:GUARDA PERMANENTE (P)
Se a série documental fo r considerada de guarda permanente, isto significa que os documentos já cum priram sua função e deverão ser
preservados, porque provam direitos adquiridos ou porque constituem vestígios do funcionamento institucional para efeito informacional e/ou
de memória. Em resumo, documentos considerados de valor histórico, probatório permanente e informativo, devem ser preservados para
sempre. Recolher documentos6para a guarda permanente equivale considerar que os mesmos podem ser pesquisados, salvo questões
referentes a informações pessoais ou sigilosas de acordo com regulamentação específica, prevista pela Lei de Acesso à Informação (Lei
12.527, de 18 de novembro de 2011, e Decreto Estadual 58.052, de 16 de maio de 2012). O arquivo permanente supõe tanto a consulta
quanto, por razões óbvias, muita preocupação com a preservação dos documentos físicos e digitais. O recolhimento de documentos ao
Arquivo Permanente somente pode ser iniciado se cumprida a soma dos temposde guarda previstos nas duas respectivas colunas da TTD.
4 A peculiaridade da gestão de documentos digitais deverá ser objeto de estudos vindouros.
5 Considera-se amostragem o fragmento representativo de um conjunto de documentos destinado à eliminação. A definição dos critérios de amostragem deverá ser objeto de estudos
vindouros.
6 Em 2014, o Arquivo Geral da USP instituiu procedimento de recolhimento, disponível em: http://sites.usp.br/arquivogeral/manual-de-recolhimento-2/.
5.9 OBSERVAÇÕES
O campo “Observações”arrola diferentes informações com os seguintes objetivos:
•Orientar acerca da organização de processos (por ano, por setor etc.) ou para sua melhor identificação (para especificar o nome do
programa ou curso, por exemplo);
•Fornecer informações relevantes acerca da história institucional, citando, por exemplo, o ano de criação do sistema corporativo;
•Explicar o conceito de vigência;
•Dar orientação paraa preservação de materiais, como os de divulgação de cursos, amostras de layout etc.
As observações inseridas no campo respeitam a seguinte ordem:
1º Informações relativas à autuação de processos (por exemplo, abrir processo anual);
2º Informações relativas ao detalhamento de processos (por exemplo, especificar oevento);
3º Vigência;
4º Informações de preservação.
Outras observações não previstas nascolunas anteriores são indicadas a seguir, pois julgadas pertinentes:
ATIVIDADES DOCUMENTOS
PRAZOS DE GUARDA (em anos)
DESTINAÇÃO OBSERVAÇÕES
Arquivo
Corrente
Arquivo
Intermediário
A8.02 Organização
e participação em
eventos,
cerimônias,
premiações e
homenagens
oficiais da
Universidade
A8.02.08 Lista de presentes e honrarias recebidas 4 4 Guarda
Permanente
A lista deve ser elaborada com
a identificação completa de
pessoa ou entidade de origem,
além das circunstâncias do
recebimento (evento, local,
data) e local de destinação dos
presentes e honrarias.
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sábado, 27 de fevereiro de 2021 às 01:04:20
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