PORTARIA Nº 861/2021
Aprova o Regimento Interno e o Plano de Trabalho da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Secretaria Estadual da Saúde - SES.
A SECRETÁRIA DA SAÚDE DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL , no uso de suas atribuições, considerando a Portaria 503/2021, de 08 de julho de 2021, que Institui a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Secretaria Estadual de Saúde - SES e dá outras providências.
RESOLVE :
Art. 1º Ficam aprovados o Regimento Interno e o Plano de Trabalho da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, na forma dos Anexos I e II desta Portaria.
Art. 2º - Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação.
Porto Alegre, 10 de dezembro de 2021.
ARITA BERGMANN,
Secretária da Saúde
ANEXO I - PORTARIA Nº 861/2021
REGIMENTO INTERNO DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
CAPÍTULO I
DA NATUREZA E DA FINALIDADE
Art. 1º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Secretaria Estadual da Saúde (SES) terá seus membros designados pela Secretária Estadual da Saúde, sendo a Comissão instituída pela Portaria nº 503/2021, de 08 de julho de 2021, tendo suas atribuições e competências regidas pelo Regimento Interno, e tem por finalidade:
I - Orientar e coordenar o processo de análise, classificação, avaliação, seleção dos conjuntos documentais, bem como discutir e propor os prazos de guarda e a destinação dos documentos arquivísticos produzidos e recebidos no âmbito da Secretaria Estadual da Saúde, tendo em vista sua identificação para a guarda permanente ou sua eliminação quando destituídos de valor, conforme o Decreto Estadual 52.808, de 18 de dezembro de 2015, da Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos - SARH;
II - Instituir procedimentos para a transferência e recolhimento, bem como aplicar os procedimentos para eliminação de documentos de arquivo no âmbito do SES , conforme legislação e normas em vigor;
III - Atuar como interlocutora do Arquivo Público do Estado (APERS) na implementação da política estadual de gestão de documentos no âmbito da Secretaria Estadual da Saúde;
IV - Orientar a implementação da política de gestão documental na Secretaria Estadual de Saúde e a efetiva aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos, independentemente do suporte dos documentos (físico, eletrônico ou nato digital);
V - Propor à Secretária Estadual da Saúde alterações a esse Regimento Interno, bem como à instituição de Subcomissões de Avaliação de Documentos.
CAPÍTULO II
DA ORGANIZAÇÃO, COMPOSIÇÃO, FUNCIONAMENTO E DELIBERAÇÃO
Seção I
Da Organização
Art. 2º A CPAD/SES ficará hierarquicamente subordinada ao Departamento Administrativo da SES.
Art. 3º As Subcomissões de Avaliação de Documentos (SCADs) implantadas nas unidades descentralizadas do SES são hierarquicamente subordinadas à CPAD no que se refere à política de avaliação de documentos arquivísticos da SES.
Art. 4º A CPAD é composta por:
I - Presidente;
II - Secretário;
IV - Membros efetivos;
V - Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul - APERS, como convidado;
V - Colaboradores eventuais, como convidados.
§ 1º A Presidência da CPAD será exercida por servidor da Secretaria Estadual da Saúde, arquivista, designado pela Direção do Departamento Administrativo mediante Portaria do Titular da Pasta para mandato de 3 (três) anos, permitida a recondução por igual período.
§ 2º O secretário deverá ser membro efetivo da CPAD, indicado pelo presidente.
§ 3º São considerados colaboradores eventuais profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação ou servidor responsável pelo acervo documental, convidado especificamente para prestar esclarecimento sobre determinado objeto de análise da CPAD.
§ 4º A CPAD encaminhará ao Departamento Administrativo o pedido de substituição, devidamente justificado, de qualquer membro efetivo.
§ 5º As Subcomissões replicarão a mesma estrutura organizacional da CPAD, em seu âmbito de atuação.
Seção II
Do Funcionamento e Deliberação
Art. 5º As reuniões ocorrerão:
I - Ordinariamente, no mínimo semestralmente, conforme calendário preestabelecido pelo presidente da CPAD.
II - Extraordinariamente, por convocação do presidente ou de um terço dos membros da CPAD, com antecedência mínima de 3 (três) dias úteis.
§ 1° Na convocação constará a pauta dos assuntos a serem tratados, e a indicação do local, data e horário da reunião.
§ 2° Qualquer matéria urgente ou de alta relevância poderá, a critério do presidente, ser colocada em discussão, ainda que não conste na pauta de convocação.
Art. 6º As reuniões ordinárias e extraordinárias serão instaladas e iniciadas com a maioria absoluta dos seus membros, incluindo o presidente da CPAD.
§ 1º O membro que não puder comparecer a uma reunião deverá comunicar ao Secretário da CPAD e avisar ao seu substituto que compareça a referida reunião.
Art. 7º A CPAD deliberará por maioria simples dos votos dos membros presentes à reunião.
§ 1º Em caso de empate, caberá ao presidente o voto de qualidade.
§ 2º As deliberações da CPAD, definidas em registro de reunião, serão enviadas à Direção do Departamento Administrativo para conhecimento e formalização, quando for o caso, com abrangência para toda a instituição.
CAPÍTULO III
DA COMPETÊNCIA
Art. 8º Compete à CPAD:
a) Orientar e coordenar o processo de análise, classificação, avaliação e seleção dos conjuntos documentais arquivísticos no âmbito da Secretaria Estadual da Saúde - SES ;
b) Atuar como interlocutora do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), de modo a disseminar as normas e procedimentos técnicos em seu âmbito de atuação, solicitando orientação sempre que necessário;
c) Elaborar proposta do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de documentos relacionados às atividades-fim da Secretaria, mantendo sua periódica revisão e atualização;
d) Orientar a implementação da política de gestão documental na Secretaria Estadual de Saúde e a efetiva aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos, independentemente do suporte dos documentos (físico, eletrônico ou nato digital);
e) Consultar, em caso de dúvida, a Procuradoria Geral do Estado acerca das ações judiciais encerradas ou em curso, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos na Tabela de Temporalidade de Documentos;
f) Comunicar ao Arquivo Público do Estado quanto à existência de documentos de arquivo não contemplados no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos para os órgãos da Administração Pública Direta do Estado relacionados às atividades-meio, visando a sua inclusão, bem como transmitir a necessidade de elaboração de normas e procedimentos que se fizerem necessários para o aperfeiçoamento da gestão documental na SES;
g) Coordenar a eliminação de documentos de guarda temporária em conformidade com as Instruções Normativas em vigor emanadas pelo SIARQ/RS;
h) Propor critérios para orientar a seleção de amostragens dos documentos destinados à eliminação, nos termos da legislação vigente;
i) Coordenar a seleção de documentos identificados com valor secundário, de acordo com o disposto na Tabela de Temporalidade de Documentos e realizar o recolhimento para o APERS de acordo com as normativas existentes e publicadas pelo SIARQ;
j) Sugerir à administração da Secretaria Estadual da Saúde a reestruturação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos quando necessário;
k) Manter registros de seus trabalhos.
CAPÍTULO IV
DAS ATRIBUIÇÕES
Seção I
Do Presidente
Art. 9º Ao presidente compete dirigir, coordenar e supervisionar as atividades da CPAD e, especificamente:
I - Fazer cumprir este Regimento e propor soluções sobre questões omissas;
II - Convocar e coordenar as reuniões ordinárias e extraordinárias;
III - Definir a pauta das reuniões;
IV - Convidar, a seu critério ou por indicação dos membros da CPAD, autoridades e/ou técnicos para as reuniões, em caráter consultivo, como colaborador eventual;
V - Representar a CPAD junto aos órgãos de administração da SES ou fora dele ou designar quem o faça;
VI - Delegar atribuições aos demais membros;
VII - Designar o secretário da CPAD;
VIII - Solicitar substituição de membros da CPAD, obedecendo ao previsto no § 4º do art. 4º;
IX - Encaminhar ao Departamento Administrativo a Listagem de Eliminação de Documentos e demais documentos para assinatura, autorizando a eliminação;
X - Publicar o relatório anual de atividades da CPAD.
Seção II
Do Secretário
Art. 10 Ao secretário compete:
I - Elaborar as convocações e submetê-las à apreciação do presidente da CPAD;
II - Organizar o local das reuniões e a infraestrutura necessária;
III - Redigir os registros de todas as reuniões;
IV - Elaborar as correspondências e expedi-las;
V - Encaminhar as solicitações do...
