PORTARIA SES Nº 503/2021
Institui a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Secretaria Estadual da Saúde - SES e dá outras providências.
A SECRETÁRIA DA SAÚDE DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL , no uso de suas atribuições e,
Considerando a Lei Federal 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências e o Decreto Federal nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que a regulamenta e institui o Sistema Nacional de Arquivos - SINAR;
Considerando o Decreto Estadual 52.808, de 18 de dezembro de 2015, que reorganiza o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul - SIARQ/RS, com especial atenção ao disposto no art. 7º, incisos I e II;
Considerando o valor administrativo, histórico e de interesse público e social da documentação arquivística produzida pela Secretaria Estadual da Saúde;
Considerando a necessidade de assegurar a proteção e promover a gestão dos documentos arquivísticos da Secretaria Estadual da Saúde, em conformidade com as diretrizes e normas arquivísticas emanadas pelo SIARQ/RS.
RESOLVE :
Art. 1º Instituir a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD/SES, com a finalidade de orientar e coordenar o processo de análise, classificação, avaliação e seleção dos conjuntos documentais arquivísticos e atuar como interlocutora do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul - SIARQ/RS, por meio de seu órgão gestor, o Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul - APERS, na implementação da política estadual de gestão de documentos no âmbito da Secretaria Estadual da Saúde.
Art. 2º Compete à CPAD/SES:
I - Quanto à política de Gestão Documental:
a. Orientar e coordenar o processo de análise, classificação, avaliação e seleção dos conjuntos documentais arquivísticos no âmbito da Secretaria Estadual da Saúde - SES;
b. Atuar como interlocutora do SIARQ/RS, de modo a disseminar as normativas e procedimentos técnicos em seu âmbito de atuação, solicitando orientação sempre que necessário;
c. Elaborar proposta do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de documentos relacionados às atividades-fim da Secretaria, mantendo sua periódica revisão e atualização;
d. Orientar a implementação da política de gestão documental na Secretaria Estadual de Saúde e a efetiva aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos, independentemente do suporte dos documentos (físico, eletrônico ou nato digital);
e. Consultar, em caso de dúvida, a Procuradoria Geral do Estado acerca das ações judiciais encerradas ou em curso, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos na Tabela de Temporalidade de Documentos;
f. Comunicar ao APERS quanto à existência de documentos de arquivo não contemplados no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos para os órgãos da Administração Pública Direta do Estado relacionados às atividades-meio, visando a sua inclusão, bem como transmitir a necessidade de elaboração de normas e procedimentos que se fizerem necessários para o aperfeiçoamento da gestão documental na SES;
g. Coordenar a eliminação de documentos de guarda temporária em conformidade com as Instruções Normativas em vigor emanadas pelo SIARQ/RS;
h. Propor critérios para orientar a seleção de amostragens dos documentos destinados à eliminação, nos termos da legislação vigente;
i. Coordenar a seleção de documentos identificados com valor secundário, de acordo com o disposto na Tabela de Temporalidade de Documentos e realizar o recolhimento para o APERS de acordo com as normativas existentes e publicadas pelo SIARQ;
j. Sugerir à administração da Secretaria Estadual da Saúde a reestruturação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos quando necessário;
k. Manter registros de seus trabalhos.
II - Informar a Secretária Estadual da Saúde a previsão de necessidades orçamentárias, bem como encaminhar relatórios periódicos sobre o andamento dos trabalhos;
III - Manter registros de seus trabalhos e, quando for o caso, das subcomissões no processo relativo aos Trabalhos da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos CPAD/SES.
§ 1º - Para o perfeito cumprimento de suas atribuições, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD/SES deverá se reunir periodicamente e poderá convocar servidores que possam contribuir com seus conhecimentos e experiências, bem como constituir subcomissões e grupos de trabalho.
§ 2º - Havendo subcomissões, a Comissão Permanente de...
