SECRETARIAS - PORTARIA 049 2019PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO
| Data de publicação | 28 Maio 2019 |
| Seção | PODER EXECUTIVO |
| Número da edição | 27512 |
PORTARIA Nº 049/2019/GAB/SEPLAG
Estabelece procedimentos internos referentes à instrução de processos e tramitação de documentos no Sistema de Protocolo Único do Estado de Mato Grosso, no âmbito da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão - SEPLAG.
O SECRETÁRIO DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO, no uso de suas atribuições e prerrogativas legais, conferidas pelo art. 66 inciso III, art. 71 e seus incisos, ambos da Constituição do Estado de Mato Grosso,
CONSIDERANDO o Decreto de nº 1509 de 12 de agosto de 2008 que define a padronização, a correta instrução, e a necessidade de utilização do Sistema Único de Protocolo do Estado do Mato Grosso.
CONSIDERANDO a necessidade de se padronizar os procedimentos relacionados ao registro, tramitação e acompanhamento de documento e processos.
CONSIDERANDO a necessidade de orientar as unidades administrativas que compõe a SEPLAG quanto a correta instrução, registros e tramitação de documentos e processos no Sistema Único de Protocolo do Estado de Mato Grosso.
RESOLVE:
Art. 1º Estabelecer procedimentos para controle e utilização do sistema de protocolo, através da padronização do cadastro, tramitação, uso, avaliação e encerramento dos processos, visando diminuir a taxa de congestionamento no sistema e dar celeridade aos processos, garantindo fácil acesso às informações.
Art. 2º A SEPLAG disponibilizará acesso ao sistema de protocolo a todos os seus colaboradores em exercício, conforme as necessidades das unidades administrativas e nos termos desta portaria.
Parágrafo único. Para os efeitos desta portaria, considera-se colaborador quem exerce cargo de provimento efetivo, exclusivamente comissionado, estagiários, empregado público ou função pública, bem como quem trabalha para empresa prestadora de serviço contratada pela SEPLAG quando justificada a necessidade do acesso.
Art. 3° A Coordenadoria de Protocolo - CP é a unidade responsável pelo gerenciamento do sistema de protocolo no âmbito da SEPLAG, cabendo as seguintes atividades:
I - supervisionar, gerenciar, acompanhar e controlar a utilização do sistema de protocolo;
II - realizar cadastro dos colaboradores lotados ou prestando serviços administrativos nas unidades que compõe a Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão no sistema de protocolo, mediante solicitações via Formulário de Controle de Acesso ao Sistema de Protocolo devidamente preenchido constante no Anexo desta Portaria;
III - registrar e submeter às unidades responsáveis os casos de descumprimento desta portaria;
IV - garantir a capacitação dos usuários do sistema sempre que julgar necessário ou sempre que solicitado pelas unidades administrativas.
Art. 4º O acesso ao sistema de protocolo deverá ser solicitado pelo gestor de cada unidade administrativa a todos os servidores de sua unidade. As solicitações deverão ser encaminhadas através do preenchimento do Formulário de Controle de Acesso ao Sistema de Protocolo, disponível no site da SEPLAG e enviados a COORDENADORIA DE PROTOCOLO.
§1º Ao realizar a liberação do acesso, a CP deverá fornecer todas as instruções necessárias para a correta utilização do sistema de protocolo.
§2º Cada servidor poderá ter apenas um acesso, caso o servidor esteja cadastrado em outra unidade ou Órgão/Entidade, este deverá solicitar sua desabilitação no sistema antes de solicitar novo acesso, sendo que o mesmo não poderá ter processos/documentos na sua carga.
Art. 5º Todos os processos localizados em cada unidade são de responsabilidade do seu gestor, desta forma, cada gestor deve adotar medidas para garantir que os procedimentos apresentados nesta portaria sejam cumpridos.
I - Nos casos de movimentação de servidores, caberá ao gestor de cada unidade verificar a situação dos seus servidores quanto ao sistema de protocolo e providenciar a regularização dos processos na...
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